Zamanı Etkili Kullanmak İçin Neler Yapılabilir?

Çoğu insan zamanı etkili kullanmak konusunda çeşitli problemler yaşayabilmektedir. Bu problemlerin başında organize olamamak, doğru ve ulaşılabilir hedefler koyamamak ve günü etkili planlama konusunda yaşanan sorunlar gelmektedir. “Zamanı Etkili Kullanmak İçin Neler Yapılabilir?” başlıklı yazımızı size zamanı daha verimli kullanabilmeniz ve etkili zaman yönetimi için bazı ipuçlarından bahsedeceğiz.

Zamanı etkili kullanma kavramı size amaçsız ve anlamsız  bir formül sunmuyor. Eğer bazı zaman yönetimi araçlarını hayatımız içerisinde uygulayabilirsek, hem bir yandan zamanımıza aşağıda sayılan beş niteliği katmış oluruz hem de ona bizim kişiliğimizin damgasını vurmuş oluruz.

1. Düzen: Zamanımızın nasıl geçtiğini bilmek zorundayız. Onu, bütünsel olarak algılayamadığımıza göre, inceleme yapma yeteneğimizi kullanarak onu parçalara bölmemiz gerekir. İçimizde onu iyi kullanabilecek bir düzen kurup, sistemin sürekli olarak çalışmasını sağlayabilirsek, karışıklıklar da giderek azalır ve kaybolur.
2. Denge: Eğer zamanımıza tamamen egemen olan, onu uçuruma sürükleyecek baskılar yapan, ihtiraslarla sürekli bir konu üzerinde yoğunlaşırsak, onun doğal işleyişini zayıflatmış ve bozmuş oluruz. Zamanımızı, yaşamın değişik uçlarındaki etkinliklere göre ayarlayarak kullanmayı çok ender olarak gerçekleştirebiliriz. Sonunda, bunlar ne kadar beceriksiz ve acemi dağıtılmış olurlarsa, o kadar biz zararlı çıkarız.
3. Karşıtlık: Kendimizi olduğumuz gibi kabul ettiğimizden, herhangi bir konuyla uzun süre meşgul olma eğilimimiz yoktur. Fiziksel etkinliklerle zihinsel etkinlikleri değişimli olarak kullanmayı bilmek gerekir. Sakin yaşam ve eğlence, yalnızlık ve çevreyle iletişim birbirlerine karşıt olarak uygulanmalıdır.
4. Birlik: Düzen, zamanı parçalara ayırmak değildir; bütünü algılayabilmek için bağlantıların ortaya çıkmasını kolaylaştırmaktır. Zamanı etkin kullanmak için onu parçalara ayırsak, hayatımızın önümüze koyduğu verimli ödüllendirmelerden kendimizi mahrum ederiz. Zamanımızın birliğini kendi içimizde bütünleştirmeler yaparak kurabiliriz.
5. Uyum: Dört niteliğin beraberce uygulanması uyumu meydana getirir. Uyum soyut bir tanımlama değil, somut bir uygulamadır. Sabahları, “Günümüz iyi geçecek mi?”, akşamları “Zamanımı iyi kullanabildim mi?” deriz ya da her anımızda zihnimizin penceresinden zamanın akıp geçişini izleyebiliriz. Uyum, zamana egemen olmanın hem kanıtı hem ödülüdür.

Zaman Yönetimi Tablosu

Zaman yönetimi tablosunu üç ana hedef düşünerek geliştirin.

1. Kişinin zamanını planlı olarak düzenlemek.
2. Yapılması gereken en önemli işlerin günlük bir listesini yapmak.
3. Bitirilen önemli görev sayısına göre bu işlere ayrılan zamanın kullanılış biçimine göre günlük verimliliğini belirlemek.

Üç ana hedefi belirledikten sonra zaman yönetiminin avantajları için aşağıda ifade ettiğimiz 6 maddede anlatılan zaman yönetimi tablosunu uygulayın.

1. Zaman tahsisi yapın: İşlerinizi belli başlı gruplara ayırın ve her birine harcamaz istediğiniz zamanı belirleyin. Söz gelimi, işlerinize “toplantı”, “yazı“, “ekip çalışması”, “denetleme’, “telefon”, “ziyaretçi görüşmeleri” şeklinde gruplara ayırabilirsiniz, “Boşa geçen vakit”, “düşünme” gibi belirsiz terimlerden kaçının ve somut grup adları kullanın. Grup adlarını ve ayıracağınız zamanı belirleyin ve yazın.
2. Günlük hedefler belirleyin: Her akşam, işten ayrılmadan önce, ertesi gün yapacağınızı işlerin listesini hazırlayın. Bunu sabah işe erken gelerek de yapabilirsiniz. Bu, günlük hedeflerin saptanmasıdır. Belirlediğiniz hedefleri, ayrılan yere yazıp öncelik sırasını yanına ekleyin.
3. Zamanı kaydedin: Gün boyunca, her on beş dakikalık sure içinde elde edilen sonuçlar kaydedin. Envanteri doldurmak için günün sonunu beklemeyin. Belleğiniz sizi yanılabilir ve yanlış Sonuçlara varabilirsiniz. Listenizde yer alan geniş grup adlarının fazla yer tutmaması için, bunların yerine numara da kullanabilirsiniz.
4. Değerlendirmeyi haftalık yapın: Tabloyu bir hafta boyunca tuttuktan sonra, her iş grubuna harcadığınız zamanı toplayın. Harcanan toplam saati her grubun en sağındaki sütuna yazın. Daha sonra her birine harcadığınız zaman oranını hesaplayın.
5. Günlük verimliliği hesaplayın: Günlük hedeflerinize ne ölçüde ulaştığınıza ve ayırdığınız zamanı nasıl kullandığınıza bakarak, her gün için ne kadar verimli olduğunuzu hesaplayın.
6. Sonuçları inceleyin: Daha iyi bir zaman planlaması için koyduğunuz hedefleri göz önüne alarak verimli ve verimsiz olduğunuz alanları saptayın. Verimliliğinizi artırmak için bir strateji geliştirip hemen uygulamaya başlayın.

Öncelikleri Belirlemek

Zaman yönetiminin çok etkili araçlarından biri işlerinizi önem ve öncelik sırasına göre sınıflandırmak ve alt gruplara ayırmak için kullanacağınız bir matris tablodur. Bunun temel amacı, yalnızca sizin yapmanız gereken önemli ve işleri belirlemek ve onları yapmanızı sağlamaktır.

Zaman Yönetiminin İlkeleri

Zaman yönetiminde etkili olmak için aşağıdaki ilkeleri okuyun. Bu zaman yönetimi stratejileri arasında halen yapmakta olduklarınız varsa onları yapmaya devam edin. Eğer, yapmadıklarınız varsa nasıl yapabileceğinizi öğrenin ve yapmaya başlayın. Bu ilkelere ters düşen alışkanlık ya da uygulamalarınız varsa onlardan da bir an önce kurtulmaya bakın.

• Çalışma masası ve çalışma bölgesi: Verimli çalışmanız, aradıklarınızı hemen bulmanız ve aradıklarınızı bulamayıp stres yaşamamanız için masanızın ve çalışma bölgenizin düzenli olması önemlidir. Her şeyin bir yeri olmalı ve her şey yerinde olmalıdır. Masanız olabildiğince doğal ışık almalı, birlikte çalıştığınız diğer insanlarla iletişiminiz için uygun yerde bulunmalıdır. Telefonunuz, bilgisayarınız, dolabınız doğru yerlerde olmalıdır.
• Teknoloji ve destek elemanlar: Yetersiz iletişim ya da bilgisayar teknolojileri ve destek elemanların az olması maliyetlerden tasarruf anlamına gelmez. Aksine, kendilerine daha yüksek ücretler ödenen yöneticilerin zamanlarını ve enerjilerini basit işlerde harcamaları anlamına gelir.
• Dosyalama sistemleri: Önünüze gelen her belgeyi saklamak ve dosyalamak zorunda değilsiniz. İşinize hiç yaramayacak olanları ayıklayıp attıktan sonra, kalanlar arasında hemen yapabileceğiniz, beş dakika ya da daha kısa sürecek işleri hemen yapın. Kalanları da aradığınızda kolaylıkla bulacağınız şekilde dosyalayın.
• Okuma: işinizle ilgili yazıları, raporları, belgeleri, haberleri ve kitapları okuyarak gelişmeleri izlemek giderek zorlaşmaktadır. Bu nedenle, hızlı okuma, seçici okuma veya başkasına okutma gibi yöntemlerde beceri geliştirin.
• Ajanda kullanma: İşlerinizi planlamada size yardımcı olacak ve önemli toplantı ve görüşmelerde yaratıcı hafızanızı destekleyecek bir günlük tutmalısınız. Bunun içinde; işler, randevular, görüşme notları, eylem planları, isim ve televizyonlar, rapor ve proje bilgileri ve benzerleri yer almalıdır.
• Zaman hırsızları ile baş etme: Beklenmeyen misafirler, sizi fazlasıyla alıkoyan müşteriler, uzayan telefon görüşmeleri, dikkatinizi dağıtan ortam özellikleri, uzayan toplantılar sizden zaman çalmaktadır, Bunları en aza indirmek için konumunuza ve şirketinize uygun çözüm yolları geliştirmelisiniz.
• Toplantı yönetimi: iletişim, yönetim ve isteklendirme açısından büyük önem taşımalarına karşın toplantılar eğer dikkat edilmezse çok büyük zaman ve moral kayıplarına neden olabilirler. Toplantılarda zaman kazanmak için toplantı öncesinde, toplantı sırasında ve toplantı sonrasında yapabileceğiniz birçok iş ve alabileceğiniz önlemler bulunmaktadır. Eğer, toplantılarınızın gerçekten önemli zaman kayıplarına neden olduğunu düşünüyorsanız bu konuda bir kitap okuyun veya bir eğitim alın.
• Çalışanları eğitme ve yetkilendirme: İş yaşamında zaman kazanmanın önemli bir aracı da işleri devretmektir. Eğer, Şirketinizde bir işi sizin kadar iyi yapabileceğini düşündüğünüz daha az ücret alan bir kişi varsa o iş artık sizin işiniz değildir. Çalışanlarınızın en kısa sürede bilgi ve deneyim kazanmalarını sağlayarak sizin için sıradan ya da ayrıntı niteliğindeki işleri üstlenmelerini sağlayın. Mükemmeliyetçi olmayın, hataları ders olarak kabul edin, girişkenliklerini kullanmaları için çalışanlarınızı cesaretlendirin ve destekleyin.

İyi Olduğunuz Saatleri Bilin

Günlük programınızı yaparken enerjinizin gün içindeki dalgalanmasını akılda tutmakta yarar vardır. Günün hangi saatlerinde kendinizi daha iyi ve enerjik hissettiğinizi bilin. Bazılarımız sabah saatlerinde daha canlı ve coşkulu olurken bazı insanlar da öğleden sonraki saatlerde enerjilerinin doruğuna ulaşırlar. Enerjinin en üst düzeyde olduğu zaman dilimini sizin için Prime Time (en iyi zaman) olarak nitelendirebilirsiniz. Yoğun dikkat ve enerji gerektiren işlerinizi kendinizi daha iyi hissettiğiniz zamanlarda yapmak üzere gününüzü planlayın.

Fiziksel ve zihinsel endişeler en iyi çalışma saatlerinizin hangisi olduğunu etkiler. Bu nedenle, bir insan her gün aynı saatlerde prime time performansını yakalayamaz. Ancak, gerekir Buna yardım edebilecek bazı genellemeler yapılabilir. verimli saatleriniz sizin fiziksel durumunuz ve bio-ritminizle ilgili olmakla beraber yaşla da yakından bağlantılıdır.

Eğer, 18-30 yaş arasındaysanız, büyük olasılıkla, sabah yavaş başlayanlardansınız. En yüksek durumunuza öğleden sonra ulaşırsınız. Alışılmış çalışma saatleri, beş sularında sona ererken siz hala kendinizi zinde hissetmektesiniz.

Eğer, 31-40 yaşlarındaysanız, sabahın ilk saatlerinde zindesiniz ve bu durumu saat ikiye üçe kadar sürdürebilmektesiniz.

41-55 yaş aralığında iseniz, büyük olasılıkla sabah-öğle arası kendinizi iyi hissettiğiniz saatlerdesiniz. Daha sonra, günün geri kalan kısmında enerjiniz düşük düzeyde seyretmektedir.

Hemen herkesi iyi durumda yakalamak için toplantılarınızı, randevularınızı, ziyaretlerinizi 10.30 sıralarında gerçekleştirin.

Kapasiteniz günden güne ve gün içinde değiştiği gibi, dakika dakika da değişir. Belirli bir andaki kapasitenizin üzerinde bir iş yapmak zorunda kaldığınızda sorun yaşayacağınızı bilin. İdeal olarak, herhangi bir zamandaki temel kapasite düzeyinizi hissedebilirsiniz ve onu yaptığınız işle uyumlu hale getirebilirsiniz. Yani tatmin edici bir şekilde sonuçlandırmak için gereken en az kapasite düzeyine uygun işi seçebilirsiniz.

Bu kapasite düzeyi dalgalanmalarının içinizde olduğunu bildiğinize göre, yapılacak işler listenizi gözden geçirip bazı küçük değişiklikler yapabilirsiniz. Örneğin, çok önemli bir işi yapmanız gerektiğini düşünürken enerjinizin düştüğünü hissettiğinizde o saati dosyalarınızı ve masanızı düzenlemekle geçirin. Ya da tam tersi, yüksek enerji kapasitenizi fark ettiğinizde bunu, böyle bir zamanın gelmesi için beklettiğiniz önemli ve yeni bir işinizi başlatmak için fırsat olarak değerlendirin.