Zamanı Etkili Kullanma ve Lehinize Çevirme Yöntemleri

Zamanı etkin kullanmak ve lehinize çevirmek için ilk yapmanız gerekenlerden birisi zaman yönetimi ile ilgili alışkanlık ve tutumlarınızı gözden geçirmek olmalıdır. Bu yazımızda hem zamanı kullanma alışkanlıklarınızı gözden geçirmenizi sağlayacak sorulardan hem de zamanı nasıl kendi lehinize çalışan bir enstrüman haline getirebileceğinizden bahsedeceğiz. Keyifli okumalar.

Hangi Alanlara Daha Çok Zaman Ayırıyorsunuz?

Zamanınızı daha iyi yönetebileceğinize dair planlar yapmadan önce önemli olan, hangi alanlara daha çok zaman ayırmanız gerektiğini bilmektir. En önemli olan alanı başa alıp, ona yönelik çalışmalar yapmak, daha rahat bir uygulama planı hazırlamanıza imkan sunacaktır.

Şimdi aşağıdaki soruları okuyarak, “evet” ya da “hayır” şeklinde cevaplayınız.

Zaman yönetimi için sizi engelleyen faktörleri bilmeniz büyük bir avantaj olacaktır. Zaman yönetimini engelleyen faktörler yazımızı okuyarak bu konuda daha çok bilgiye ulaşabilirsiniz.

Önceliklerinizi Belirleyin

1. Aslı görevinizin ana unsurlarını bildiğinizden emin misiniz?
2. Hayatınızın hangi alanına ne kadar vakit ayırdığınızı biliyor musunuz?
3. Bu yıl içinde, önümüzdeki 3 ve 5 yıl içinde ne yapmak istediğinizi biliyor musunuz?
4. Hangi görevin daha önemli olduğunu rahatlıkla belirleyebiliyor musunuz?
5. Rutin işlere gerektiğinden fazla vakit ayırıyor musunuz?
6. Önemli konulara yönelik düşünce ve planlama faaliyetlerine ayırabilecek yeterli zaman bulabiliyor musunuz?

Çalışma Alışkanlıklarınızı Gözden Geçirin

1. İşin zamanında yapılmasına yönelik stres ve endişe yaşıyor musunuz?
2. Gerçekten yapacak çok işiniz olup olmadığını biliyor musunuz?
3. Çok meşgulken bile ekstra işlere “evet” diyor musunuz?
4. İş uğruna sosyal faaliyetlerinizden vazgeçer misiniz?

Görev Dağılımı Yapın

1. İşleri başkalarına vermektense kendiniz mi yapmayı yeğlersiniz?
2. Belli işleri yapılmak için diğerlerine vermeyi işinizin önemli bir parçası olarak görüyor musunuz?
3. İşin nasıl verilmesi gerektiğini planlıyor musunuz?
4. Verdiğiniz işleri yapan kişiler o iş üzerinde çalışırken onları yetiştirmek ve destek olmak konusunda istekli misiniz?

Planlamaya Zaman Ayırın

1. Ekstra bir iş yapmak için zamanınız olup olmadığından her zaman haberdar mısınız?
2. Eve iş götürüyor musunuz ya da işi bitirmek için geç saatlere kadar işte kalıyor musunuz?
3. Bir gün içinde yapmak zorunda olduğunuz işin hepsini bitirmenin imkânsız olduğunu düşündüğünüz oluyor mu?
4. Randevularınıza sık sık geç kalır mısınız?

Zaman yönetimi ve verimli kullanmak için kendinizi geliştirmelisiniz. Bu konuda sizin için hazırladığımız sayginnlp.com/zaman-yonetimi-ve-zamani-verimli-kullanmak/ yazımızı okuyabilirsiniz.

Tekniklerinizi Gözden Geçirin

1. İşlerinizi sık sık yarına bırakır mısınız?
2. Bir sohbeti bitirmeyi zor bulduğunuz anlar oluyor mu?
3. Telefon konuşmalarının ya da kişilerin sizi işinizden alıkoymasına izin verir misiniz?
4. Toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünür müsünüz?
5. Uğraşmanız gereken çok sayıda okunacak belge var mı?

Bu sorulara “doğru'” ya da “yanlış” diye cevap vermeyeceksiniz, Bu çalışma sadece size faydalı olabilecek metotların belirlemeye yöneliktir.

Aynı zamanda hangi alanlara daha çok zaman ayırmak istediğinizi de öğrenmiş olacaksınız.

Evet denecek sorular: 1,2,3,4,6,8,12, 13,14 ve15

Hayır” denecek sorular: 5,7,9,10,11,16,17,18,19,20,21 ve 22…

İş Yükünüzü Anlayabileceğiniz Sorular

1. İşteki hedeflerinizi biliyor ve işlerinizle öncelik sırasına göre ilgilenebiliyor musunuz?
2. İşlerinizin nihai hedeflerinize ne derecede katkıda bulunduğunu biliyor musunuz?
3. Günlük ve haftalık planda, neyi, hangi sıraya göre yapmanız gerektiğini biliyor musunuz?
4. Bir işe başlamadan önce onu ne kadar sürede bitirebileceğinizi biliyor musunuz?
5. Hedeflerinize ulaşmak için haftada kaç saat çalışmak zorunda olduğunuzu biliyor musunuz?
6. Mümkün olduğu kadar diğerleri ile iş paylaşımı yapıyor musunuz?
7. İşlere zamanında mi başlıyor, yoksa onları erteliyor musunuz?
8. Telefon konuşmalarını en aza indirebiliyor musunuz?
9. Beklenmeyen görüşme ve konuşmaların önüne geçebiliyor musunuz?
10. Yemek arası ve küçük molalar verebiliyor musunuz?
11. Eğlence ve dinlenmeye yeterli zaman ayırabiliyor musunuz?
12. Diğer aile bireyleri ile ev işlerini paylaşabiliyor musunuz?

Eğer yukarıdaki soruların çoğuna “evet” dediyseniz ve buna rağmen halen yapacak çok işiniz varsa, gerçekten çalışma sorunu ile karşı karşıyasınız demektir.

Zamanı Lehinize Çevirme Yöntemleri

Zaman soyut bir kavramdır. Zaman geri alınamaz, durdurulamaz ve arttırılamaz; herkes için bir hafta yedi gün, bir gün yirmi dört saattir. Bu nedenle ilk olarak “zamanın yönetilemeyeceği” gerçeğini kabul etmek gerekir. Diğer yandan zamanı ölçmenin en etkili yollarından biri de hayatımıza sığdırdığımız işlere bakmaktır. Bu işlerin niteliklerine, azığına ve çokluğuna bakarak zamanı ne derece verimli kullandığımızı ölçebiliriz.

ABD’de şirketlere satış ve eleman seçme konusunda eğitimler sunan StaffingU şirketinin kurucusu olan Scott Wintrip “Zaman Yönetimi” konusunda şimdiye kadar yazılıp çizilenlerin bu konudaki sorunların ne kadar yaygın olduğunun adeta bir kanıtı olduğunu söylüyor. Scott Wintrip, tüm yardımcı araç ve sistemlere rağmen zamanı “yönetmenin” mümkün olmadığını, asıl önemli olanın kişinin zamanını ne yaparak ve nasıl geçirmeyi tercih ettiği olduğunu söylüyor ve şu on öneriyi getiriyor:

Etkili zaman yönetimi için çok sayıda teknik vardır. Etkili zaman yönetimi teknikleri yazımızı okuyarak zamanı doğru yönetmek konusunda daha çok bilgiye ulaşabilirsiniz.

1. Sağlığınıza daha fazla dikkat edin / kendinize iyi bakın: Dengeli beslenme, düzenli uyku, kendinize zaman ayırmanız ve hoşlandığınız aktiviteler yapmanız, sizin iş hayatınızda daha iyi motive olmanızı ve daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunu bir arabaya da benzetebilirsiniz: Arabanıza ne kadar iyi bakarsanız ve arabanıza ne kadar iyi benzin koyarsanız, arabanızın kullanma süresi o kadar uzun ve rahat olur.
2. “Blok” çalışın, bölünmeleri engelleyin: İşlerinizi aralıksız yapmaya çalışın. Ara vermek ve tekrar başlamak sizin konsantrasyonunuzu tekrar sağlamanızı gerektirir. Bunu sik sik yapmak size ciddi oranda zaman ve enerji kaybettirir.
3. Zaman hırsızlarını ortadan kaldırın: Çevrenizde dikkatinizi dağıtacak, işinizi yapmanıza engel olacak etkenlerden uzaklaşın. Bu, daha iyi konsantre olup daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunun için iş arkadaşlarınızdan yardım alabilir, mesajlarınızı belli saatlerde okuyabilir, telefonlarınızı telesekretere yönlendirebilir veya sessiz. bir toplantı odasına gidip çalışabilirsiniz.
4. Daha az, daha fazla olabilir: Başka bir deyişle “kalite, adetten daha önemlidir”. Gün içerisinde ajandanıza daha az sayıda iş kaydetmeniz, bu işleri daha kaliteli ve sağlıklı yapmanızı sağladığı gibi, beklenmedik son dakika işlerin düzeninizi bozmasını engelleyecektir.
5. Ajanda kullanın: Zamanınızı kontrol altında tutmak ve iyi kullanmak için bir ajanda sistemi kullanın. Bunun için çeşitli paket programlar, “Time Manager” tipi kağıtlı sistemler, cep bilgisayarların ve bulabilirsiniz. Bunlardan kendinize en uygun olanını seçin. İsterseniz kendi ajandanızı kendiniz de yaratabilirsiniz.?
6. Gerektiğinde “Hayır” deyin: Zamanınız yoksa, konu hakkında fazla bilgi sahibi değilseniz “Hayır” demelisiniz. Bu hem iş yükünüzü azaltacak, hem de kendi işinize daha fazla zaman ayırmanızı sağlayacaktır. Bunu bir hafta boyunca deneyin, farkı göreceksiniz.
7. Zaman yaratın: Günlük işleriniz arasından size fazla getirisi olmayacak, vakit kaybı olarak gördüğünüz en az bir aktivitenizi ajandanızdan çıkartın ve böylece ortaya çıkan boş zamanı iyi kullanın.
8. Otomatikleştirin: Teknolojiyi kullanın. Teknolojiden yararlanarak zamanınızı alan bir çok aktiviteyi otomatikleştirebilir, böylece “çalıntı” zamanınızı en aza indirebilirsiniz. Mesela telefonla konuşmak yerine elektronik postadan yararlanmak veya benzer işler için hazır listeler ve şablonlar oluşturmak gibi.
9. İşlerinizi aktarın (delege edin): Sorumluluğunuzda olan her isi kendiniz yapmak zorunda olmayabilirsiniz. Başkalarına devredebileceğiniz işler mutlaka vardır. Bu işleri kendi zaman kaybınız önlemek için iş yerinden bir iş arkadaşınızı devredebilir veya dış kaynak kullanımı (outsourcing hizmeti) veren ve bu işi en az sizin kadar iyi yapabilecek olan şirketlerden destek alabilirsiniz.
10. Birleştirin: Hoşunuza gitmeyen bir işi yaparken aynı anda hoşunuza giden bir diğer aktiviteyi yapın, göreceksiniz bu zaman sizin için ne kadar eğlenceli geçecek. Mesela sıkıcı birkaç telefon görüşmesi yaparken bir taraftan da sevdiğiniz müziği çalmak gibi.

Zaman hepimize günde birer tane verilen doğal bir kaynaktır. Umarız zamanınızın küçük bir kısmını bu fikirleri veya kendi fikirlerinizi uygulamak için kullanırsınız. Karşılığı çalışmak, hatta eğlenmek için daha fazla zaman şeklinde size geri dönecektir.

Yazımızı okudunuz ancak yine de zaman yönetimi problemi yaşamaya devam ediyorsanız zaman yönetimi teknikleri eğitimi sayfamızı inceleyerek eğitim içeriğimiz hakkında bilgilere ulaşabilir ve iterseniz detaylı bilgi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.