Categories: Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimini Engelleyen Faktörler Nelerdir?

Zaman yönetimi engelleri çok sayıda insanın ortak problemidir. Zaman yönetimi ile ilgili sorunlar tek başlık altında incelenemeyecek kadar çeşitlidir. Bu yazımızda zaman yönetimine engel olan faktörleri inceleyeceğiz. Zamana ilişkin en üst yirmi sorun aşağıdaki gibi üç temel kategoriye bölünebilir.

Birinci kategori “insandan kaynaklanan” engellerdir ev yaşamına daha yakın ve denetlenmesi daha kolaymış gibi görünür. Fakat gerçekte, insan karakterlerine ilişkin konular içerdiğinden belki de üstesinden gelmesi en zor konulardır.

İkinci kategori yönetsel zaman engelleridir; yönetim becerileri ile yakından ilgilidir ve ihmal edildiğinde önemli ölçüde zaman kaybına neden olur. Bu yönetim becerileri üzerinde çalışanlar için kolay, çalışmayanlar için ise hayli zordur.

Üçüncü kategori, “çevresel” zaman engelleridir; bunlar belirlenmesi ve çare bulunması kolay zaman sorunlarıdır. Şimdi her bir kategorideki zaman yutan canavarları gözden geçirelim

İnsan Kaynaklı Zaman Engelleri

Her işe atılmak
“Hayır” diyememek
Kişisel düzensizlik, karışık masa
Öz disiplin eksikliği
İşi ağırdan alma, kararsızlık
İşleri yarım bırakma
Sosyalleşme

Yönetim Kaynaklı Zaman Engelleri

Kriz Yönetimi önceliklerinin ötelenmesi
Amaç, öncelik ve planlama eksikliği
Etkin olmayan görevlendirme
Eğitimsiz ve uygun olmayan personel
Yetersiz ya da açık olmayan iletişim
Sorumluluk ya da otorite karmaşası
Standart, denetim, raporlama eksikliği
Dinlememe alışkanlığı
Telefon
Randevusuz konuklar
Toplantılar
Eksik veya gecikmiş bilgi
Kayıt işleri, kırtasiyecilik
Eksik veya fazla personel
Gürültü, görsel şaşırtıcılar

Yönetimde İnsan Kaynaklı Zaman Engelleri

İnsan özelliklerine dayanan zaman kaybettiriciler, uzmanlaşılması en zor olan zaman engelleri arasında düşünülürler; çünkü bunlar bizim içsel doğamızla ve bir yaşamın süresinde oluşan alışkanlıklarla ilgilidir.

Diğer yandan, kendi hal ve gidişimiz konusunda seçimlerde bulunabileceğimizde bir kez tanımlandığında bu zaman sorunları üzerinde düşünme ve çalışma fırsatımız daha çoktur. Başkaları ya da çevremizi kontrol etmekten daha çok kendi davranışlar üzerinde denetim sağlayabilmek için çalışmalar yapmalıyız. insana ilişkin zaman engelleri, genelde ihmal edilen yönetsel becerilere ve çevresel faktörlere oranla daha düşük sıraları almaktadır. Bu durum, öz sorunlarımızın olası bir kaynağı olarak kendimize bakma konusundaki bir isteksizliği yansıtabilir.

İşletmelerde yönetim kaynaklı zaman problemleri olabilmektedir. İşletmelerde zaman tuzakları yazımızı okuyarak bu konuda detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

Başkalarının davranışlarındaki zaman kaybını görmek ve sorunlarımızın başkalarından ya da çevremizden kaynaklandığını hissetmek daha kolaydır. Kişisel düzensizlik genellikle bir temel gülmece kaynağıdır. Yanlış yere koyduğumuz nesneleri bir hatırlayın. Her gün geçici süre için bile olsa hep bir şeyleri kaybederiz. Bu durum öyle yaygındır ki, pek çok fıkranın ve çizgi filmin esin kaynağı olmuştur. Genellikle bulması en zor olan şeylerin kaybolmaması için sıkı sıkı saklanan nesneler olması ne kadar ilginçtir.

Bir diğer zaman engeli olan “aynı anda çok fazla işle ilgilenme” nin çok değişik türleri vardır. Bu durum, son tarihlerin kaçırılmasına, baskı altında çalışmaya, karar vermede hata yapmaya ve zamanlanmış ortak çalışmalarda bize ihtiyacı olan kişilerin zamanının boş yere harcanmasına neden olur.

Başkalarının isteklerine sıklıkla “evet” dediğimizde kendimizi, işimizi unutmuş ve başkaların işini yapar hale gelmiş buluruz. Yüksek öncelikli olanlar dışındaki isteklere “evet” demek, çok kısa olan zamanımızda yapmamız gereken en çok fazla işi düşündüğümüzde hiçte anlamlı değildir.

Zaman Yönetiminin Önündeki Engeller

Kesintiler nedeniyle işleri tamamlanmamış bırakma eğilimi, tekrar aynı iye döndüğümüzde ve hangi durumda kaldığımızı bulmada hayli sorunlar yaratır. Bir kesinti sonrasında tekrar ele alarak bitirmek, kesintisiz çalışmaya oranla üç kat daha fazla zaman almaktadır. Kesinti nedeniyle bırakılan işin tekrar kalınan noktaya getirilmesinde ve bu durumda işin bitirilmesinde harcanan zaman, tahminlerimizin çok üzerinde olmaktadır.

Zaman kullanımı ve zaman tüketimi arasındaki en önemli fark, sosyalleşme tarafından örneklenir. Sosyalleşme, insanları rahatlatmayı, patrona ulaşmak için birine yardımcı olmayı ya da belli bir durumda gerginliği azaltmayı amaçlayan bir iş hedefine dönüşebilir.

İşi ertelemek ve işi ağırdan almada; bir sorunu tüm yanlarıyla düşünme, başkalarının düşüncelerini albüme, olayları gözden geçirme, keşfedildiğinde bir hatayı düzeltebilme için yeterince zaman ve bu demektir ki, iş sonuçlandığında daha yüksek kalite. İnsana ilişkin zaman engelleri hayli derine sızmıştır ama yine de aşılabilirler.

Yönetsel zaman engelleri, ihmal edilen yönetsel becerilerden kaynaklanır. Bu becerilerin uygun istihdamı, bir büronun sınıfları içine hapsedilemez. Kişisel etkinliklerimizde bizi bir felaketin eşiğine getiren uygun yönetim eksikliğine ilişkin bir durumu derhal tanımlarız. İleriye yönelik planlama zordur ve zaman alır.

Çoğumuz yeterince zamanımız olmadığını düşündüğümüzden planlama için zaman harcamayı istemeyiz. Pek çoğumuz için planlama “öğle yemeği için nereye gidiyoruz” demeye benzer.

Winston Churchill “Görebileceğinizden öteki geleceğe bakmak zordur” diyerek kısa görüşlü planlamaya ilişkin yönelimimizi akıllıca ifade etmiştir. Olasılıklı planlama, temel planlamanın çok ötesine geçer. Bir planın potansiyel aksamalarını tanımlamayı, en ciddi olasılıkları engellemek üzere adımlar atmayı, aksamaların oluşması durumunda bunları sınırlamayı ele alır. Olası durumlar için plan; daima neyin kötü gidebileceğini kendinize sorun. Başka? Başka?

Daha sonra bu potansiyel sorunların nasıl giderilebileceğini sorgulayın. Eğer önlenemiyorlarsa sonuçlarının nasıl sınırlanabileceğini araştırın. İhmal edilen yönetsel becerilerin birisi de “görevlendirme” dir.

Görevlendirme yapmayan bir yönetici hakkında görüşlerini belirten bir kişiyi dinleyelim; “Yine her işi Kendisi yaptı. Hiç kimseye güvenmez. Sana verecekmiş gibi başlar, sonra geri alır.” “Kendi yapmamın daha iyi olacağını düşündüm, biliyorsun patronda öyle ister” der. Bu nedenle şimdi her şeyi kendisi yapıyor. Bizim için iyi, fakat ona yazık oluyor. Günde on, on iki saat ve yarı hafta sonu çalışıyor. Bizim eve nasıl olup da zamanında gittiğimize hayret ediyor.

Ayrıca kendisini sıkıntıya sokuyor. İşlerle ilgili bir sorun yaşandığında sorumlu bulunamıyor. Çünkü her işi kendi yapıyor. Nasıl olsa bir gün görev vermeyi öğrenecek. Görevlendirme kolay bir şey midir? Hayır. Yapılabilir mi? Evet. Öğrenilebilir mi? Gayet tabi. İhmal edilebilir mi? Daima. Yaşamsal mıdır? Kesinlikle.

Çevresel Kaynaklı Zaman Engelleri

Bu kategoride en yüksek önemin verildiği zaman sorunları yer alır. ikilem gibi gözükmekle birlikte; aşağıdaki örneklerinde gösterileceği gibi bunlar, çözümü en kolay olanlardır. Telefon, herkesin çevresinin bir parçasıdır. Telefon zilinin sesi, iş yerinde düşüncelerimizi, evde özel yaşamımızı ya da telefondaki konudan daha önemli bir işimizi işgal edip engelleyebilir.

İşte kendini yeterince açıklıkla ortaya koyan bir çevresel zaman engeli… Fakat bazı basit kuralları gözleyerek bu sorunun üstesinden gelebiliriz. Bu konuya çözüm öneren ilginç buluşlar vardır. Örneğin mutfaktaki telefon kablosunu hayli uzun yapmak, bir diğeri ise telefon çaldığında kapıda birisi varmış izlenimini yaratmak amacıyla telefonun yanına bir zil monte etmek. Çok ilginç ama işe yarıyor.

Beklenmeyen misafirler tüm zamanımızı kesintiye uğramaktadır. Çok kısıtlı bir temelde bile bu girişleri sınırlamak için fazla bir şey yapmayız. Göreli önceliklerini sıralamaya sorunlarını kendilerinin çözümlemeyi deneyip denemediklerine ya da ihtiyaçların olan yardımı bir başka yerde bulup bulamayacaklarına fazla dikkat etmezsiniz. Beklenmeyen misafirlerin evde, işte ya da eğlence anında zamanımıza saldırıların, tahminlerimizin çok ötesindedir. “Açık kapı” politikası, genellikle bu sorunun aşırı büyümesine neden olur. Kapımızı kapalı tutmanın erdemi budur işte.

Oğuz Bal