Zaman Yönetimi ve Zamanı Verimli Kullanmak

Zamanı verimli kullanamamaktan kaynaklanan zaman baskısı, dikkatin dağılmasına ve konsantrasyon bozukluğuna sebep olabilmektedir. Zamanı denetim altına almak, özgürlüğün başlangıcıdır. Zamanı denetleyemeyenlerin hayatlarının denetimi, başkalarının kontrolü altındadır. Zamanı denetleyebilmek, öz güveni geliştirir ve güvenilir bir insan olarak algılanmanızı sağlar.

Zaman yönetmek aslında kendini yönetmektir. Zamanı yönetmek için, kendinizi olumlu yönde harekete geçirin. Yapacağınız işleri yazdığınız bir ajanda kullanın. Çalışmalarınız işinize yoğunlaşmanızı sağlayacak ortamlarda yapın. Çalışma ortamını düzenleyin. Güne erken başlayın. Güne erken başladığınızda birden bire zamanınızın çoğaldığını fark edeceksiniz.

Zamanı Not Alarak Yönetin

Zamanı iyi yönetmek için, zamanı nasıl kullandığınızın farkında olmanız gerekir. Bunun için, geçmişte zamanı nasıl kullandığınıza dair, bir değerlendirme çizelgesi oluşturabilirsiniz. Günlük yaptığınız işleri, ne kadar sürede yaptığınızla beraber bir deftere not edebilirsiniz.

Deftere not ettiğiniz faaliyetleri sorgulayarak, zamanı ne kadar verimli kullandığınızı saptayabilirsiniz. Yaptığınız işleri öncelik sırası açısından, ayırdığınız zaman açısından ve kullandığınız yöntem açısından sorgulayabilirsiniz. Örneğin, bir arkadaşınızın doğum günü kutlamasına katıldınız. Bu işin başka bir günde yapılabilme ihtimali olmadığın, arkadaşınızın sizin için önem derecesi, o faaliyete katılmanızı belirleyecektir. Çok yakın bir arkadaşınızsa mutlaka katılmanız gerektiğini düşünebilirsiniz.

Katılmak zorunda olduğunuz bir kutlama olarak görüyorsanız, ikinci olarak harcadığınız zamanı sorgulamalısınız. Gereğinden fazla mı zaman harcadınız? Bunun önüne nasıl geçebilirdiniz? Son olarak da kullandığınız yöntemi sorgulayabilirsiniz.

Arkadaşınızın doğum gününü kutlama işini, en az zaman kaybıyla nasıl gerçekleştirebilirdiniz? Telefon açmanız, kutlama mesajı göndermeniz yeterli olur muydu? Kutlamadan daha erken bir saatte ayrılmanız için, önemli bir telefon alabilir miydiniz veya önemli bir işiniz yok muydu?

Zaman, yaşamın en belirleyici ölçüsüdür. Önemli başarılar elde eden kişileri, sıradan insanlardan ayıran, zamanı kullanma biçimleridir. Pek çok insanın diğerlerinden önde olma sebebi, diğerlerinin boşa harcadığı zamanı kullanıyor olmalarıdır. Yapılacak İşleri planlamak, başarılı olmanın temel esaslarındandır. Sizi diğerinde ayıran, güneşin doğuşu ile batışı arasında yaptıklarınızdır. Sizi yoran şeyler, yaptıklarınız değil yapmadıklarınızdır.

“Zamanın çoğu, saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan kovada, kasten boşaltılmış kova kadar boştur.” (Paul J. Meyer)

Zamanınızı boşa harcamayın, zira hayatınız harcadığınız zamanlardan oluşmaktadır. Herkes hayatını değerli kabul eder, ama hayatlarını oluşturan zamanı boşa harcar. Zamanı kullanmazsanız, zaman sizi kullanır. Eğer hayatınız değerliyse, zamanınıza değer veriyorsanız, mutlaka zaman planlaması yapmalısınız.

Zamanı en iyi şekilde kullanmak, öncelikle boşa geçen zamanı azaltmak suretiyle olur. Çünkü kaybettiğiniz bir şeyi kullanmanız mümkün değildir. Zamanınızı denetim altına almak, değerlendirmek istiyorsanız, dakikalarınıza sahip çıkmalısınız.

“Kim ki her sabah o günün işlerini planlar ve o planı uygular, o kişi kendisine en yoğun günün labirentinde bile, yol gösterecek bir düşünüş tarzına sahip olur. Kişinin zamanını düzene sokması, bütün ilerinin arasından sızıp onu aydınlatan bir ışık huzmesine benzer. Ancak, hiçbir plan belirlenmediğinde, zamanın düzeni memnuniyetle tesadüflere bırakıldığında, her şey büyük bir kaosun içinde birbirine girer, ki bu kaos ne tertibe ne de teftişe olanak tanır.” (Victor Hugo)

Hayatı Planlamak için Önce Günü Planlayın

Günlerinizi nasıl yasarsanız, hayatınızı da öyle yaşarsınız. Bu nedenle her haftaya başlarken; “Bu haftaki kazançlarım ne olacak?” sorusunu sorarak haftalık programınız yapınız. Böylece sizi amacınıza en çok yaklaştıran işleri programa almış ve vaktinizi önemsiz islerle doldurmaktan kaçınmış olursunuz.

Eğer ajandanıza kendi önemli işlerinizi kaydetmezseniz, başkalarının önemli işleri sizin ajandanıza girer. Zamanını kendi amacına ulaşmak için değil, başkasının emrine vermiş olursun. Her gün çok değerlidir. Eğer bir günün önemini unutursanız, hayatınızı değersizleştirirsiniz.

Yapmayı planladığınız işleri, yapmanız gereken zamanda yapın. Bazı işleri yapmaktan hoşlanmayabilirsiniz. Başarılı kişileri, başarısız olanlardan ayıran özellik, yapmalar gereken işleri hoşlanmasalar bile yapıyor olmalarıdır.

• Geçmişte zamanınızı nasıl kullandığınız sorgulayın.
• Zamanınızı verimli kullanabildiniz mi?
• Engeller nelerdi?

Tekrar aynı zamanı kullanma imkanınız olsaydı neler yapardınız veya neler yapmazdınız? Sorgulama yaptığında, zamanı nasıl değerlendirdiğinin farkına varırsın, Farkındalık değişimden önce gelir. Zamanı nasıl kullandığını sorgulaman ayni zamanda sana kendini tanıma fırsatı da verir.

Zamanınızı denetlemek için, bir kağıda şu soruların cevaplarını yazın.

1. Ne zaman en verimli çalışırım?
2. Ne zaman dinlenme ihtiyacı duyarım?
3. Bütün gün boyunca ne yaparım?
4. Zamanımı ne ile geçiriyorum?

Bu soruların cevabını bulduğunuzda, zamanınızı ne yaptığınızı belirlemiş olacaksınız. Bir günün istatistiğini çıkarmanızda zamanınızı nasıl kullandığınızı görmenizi sağlar.

Uyku, dinlenme, seyahat, yemek, kişisel gelişim, iş, boş vakit sorumluluklarınız ve benzeri rutin işlere ne kadar zaman ayırıyorsunuz? Ayırdığınız zamanı, yirmi dört saat üzerinden yüzde olarak yazın.

Çalışmaya ayırdığınız zamanı da, verimlilik açısından değerlendirmek isteyebilirsiniz. Çalışma için ayırdığınız sürede;  çalışma malzemelerini hazırlamaya, not tutmaya, okumaya, tekrara ne kadar zaman harcıyorsunuz? Çalışırken dikkatinizi ne kadar sürdürebiliyorsunuz! Hangi zamanlarda çalıştığınızda daha fazla verim alıyorsunuz?

Yine zamanınızı nasıl kullandığınızı değerlendirmek için, şu soruları da cevaplamanız gerekir:

• Gereksiz ne yapıyorum?
• Vaktimi en çok neyin üzerine harcıyorum?
• En az vaktimi neye ayırıyorum?
• Zamanı verimli kullanmamın önündeki engeller nelerdir.
• Nereden zaman tasarrufu yapabilirim?
• Tasarruf ettiğim zamanı nasıl kullanabilirim?

Öğrenciler için Çalışma Planı Hazırlamanın Önemi

Öğrenciler için çalışma planı iki aşamalı olarak hazırlanabilir. Uzun dönemli çalışma planı, kısa süreli çalışma planı.

Birinci aşamada kendi içinde ikiye ayrılır. Dönemlik çalışma planı, aylık çalışma planı. İkinci  aşamada kendi içinde ikiye ayrılır. Haftalık çalışma planı, günlük çalışma planı.

Haftalık planınızı yapmak için bir gün belirleyin. Pazar günü, zaman planlaması için ideal bir gün olabilir. Zaman planlama saatinizde, öncelikle yıllık hedeflerinizi gözden geçirin. Sonra önünüzdeki hafta boyunca neler yapmanız gerektiğini belirleyin. Bu belirlediğiniz işleri bir haftaya yayın.

Son olarak da bir hafta önce neler yaptığınızı ve neler yapamadığınız düşünün.

Haftalık çalışma planı hazırken, su hususlara dikkat etmelisiniz:

• Dersle ilgili yapılacakların listesini yapın
• Ders çalışma alışkanlıklarınızı gözden geçirin
• Dersle ilgili çalışmalarını ve ders dışı faaliyetlerinizi plana yerleştirin.
• İlgi, yetenek ve ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun
• Dersler ve ders dışı etkinlikler arasında mantıklı denge oluşturun.
• Mümkün olduğu kadar ayni dersi, günün aynı saatinde çalışmayı planlayın
• Dinlenmeye ve uykuya yeterince zaman ayırın
• Plana uyma konusunda caba harcayın.

Gün boyu yapılacak işleri listeleyin. Listeleme işlemi bittikten sonra, yapılacakları önem sırasına göre üç kısma ayırın. En yüksek derecede öneme sahip olanların yanına “A” harfini, orta derecede öneme sahip olanların yanına “B harfini ve önem derecesi düşük olan işlerin yanına da “C” harfini koyun.

Yanına “A” harfi koyduğunuz işler, olmazsa olmaz işler olduğu için, ilk önce onları yapmanız gerekir. Bu işlerin ne kadar zaman alacağını da yazmanız, çalışma hızınızı ayarlamanıza yardımcı olabilir. Önemli işleri bitirdikten sonra, orta derecede öneme sahip olan işlere, daha sonrada düşük öneme sahip işlere zaman ayırabilirsiniz.