Bethlehem Steel Company’yi dünyanın en büyük bağımsız çelik üreticisine dönüştüren Charles M. Schwab, bir yöneticilik danışmanı olan lvy Lee’ye yemek masasında şöyle bir teklifte bulunmuştu: “Sahip olduğum zamanının içinde daha fazla şey yapabilmemi sağlayacak bir yol göster bana. Ben de sana mantık sınırları dahilinde olan istediğin rakamı ödeyeceğim.” Lee ona bir tomar boş kağıt uzattı. “Her akşam, ertesi gün yapman gereken işleri yaz.” dedi, “ve onları önemlerine göre sırala. Sabah ilk işin listedeki ilk işe başlamak ve bitirmek olsun. Daha sonra ikinciye geç… Sonra aynısı üç ve dörtle…
Bütün listeyi bitiremezsen sakın üzülme. Eğer listeyi bu şekilde bitiremezsen, merak etme; başka hiçbir türlü bitiremezsin. Her gün bu sistemi kullan.”
Bir zaman sonra Schwab, Lee’ye 25.000 dolarlık bir çek yolladı ve anlattıklarının iş kariyeri boyunca aldığı en karlı ders olduğunu kaydetti.
Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Her gün mesai vaktinizin son dakikalarını ertesi gün yapılacak şeylerin bir listesini çıkarmakla harcamak çok faydalı olacaktır. Başarılı idareciler bu uygulamanın etkili zaman yönetimi konusunda her şeyden çok daha fazla yardımcı olduğunu belirttiler. Eğer ertesi sabaha kalırsa, alelacele veya yarım yamalak olur; diğer işler de sıkıştırmaya başladığından verim alınamaz. Daha sonra acil işler, halledilmesi gerekip de önem sırasında önde gelen şeylerin yerini alırlar.
Zaman yönetimi için günlük planlamanızdan fazla randıman alamıyorsanız, kendinize önce şunu sorun: “En azından en önemli işlerimi hallediyor muyum?” Eğer cevap “Hayır” veya “Emin değilim” ise aşağıdaki kontrol listesi sorularını çalışmalısınız.
- Bir günde çok fazla iş yapmaya çalışıyor musunuz?
- Bazı işler, yapmanız gereken saatte yeterince hazır olmadığınız için bitirilemedi mi?
- Görev gayet açık bir şekilde formüle edilmiş miydi?
- Mevcut bütün bilgiye sahip miydiniz?
- Kendinizi baskı altında hissettiğiniz için günlük planlamanızı ihmal ettiniz mi?
- Bir işi çok zor veya çok sıkıcı olduğu için bıraktınız mı?
- Başarısızlığın kaynağında kendinize olan güven eksikliğiniz mi var?
Böyle bir gözden geçirme, yaptığınız planın en başından beri gerçekçi olup olmadığını gözler önüne serer. Eğer gerçekçi ise problem uygulama safhasında demektir.
Yapmaları gereken işleri beceremeyen yöneticilerden aldığım en ortak cevap, tek bir kelimeyle özetlenebilir:
Araya girmeler. İyi araya girmeler olduğu gibi kötüleri de vardır. Bütün gece telefon başında nöbet tutan bir doktor için konuşacak olursak, araya girme onun işinin en önemli parçasıdır. Kişisel zamanımızı planlarken dikkat etmemiz gereken diğer araya girmeler daha çok işin ortasında esen ters yönlü rüzgara benzer; bizi düşürebilirler. Bunların önünü almak için gayet kısa, etkili ve zaman kazandırıcı bir kelimeyi kullanmayı öğrenmelisiniz: “Hayır”