Yöneticiler için Zamanı Etkili Kullanma Teknikleri

Yöneticiler için zamanı etkili kullanma tekniklerini bilmek son derece önemlidir. Bir yönetici başarılı olabilmek için zaman yönetimi konusunda kendisini geliştirmiş olmalı ve kurum ya da şirketi de bu bilinçle yönetmelidir. Bu yazımızda yöneticiler için zaman yönetiminin önemi üzerinde duracağız. Keyifli okumalar.

Yönetici Neden Zamanı Yönetebilmeli?

Zaman, yönetimin temel kaynaklarından biridir. Yönetici için zaman, paradan daha değerli ve daha önemlidir. Ancak yönetimin kaynakları içinde en kötü kullanılan ve harcanan kaynak da zamandır. Oysa zaman altın, zamanlama elmastır.

Yönetimde zamanın etkili ve verimli kullanılabilmesi için, günlük çalışma içinde kısa aralarla dinlenmek gereklidir. Dinlenme zaman kaybı değildir. Zaman kaybı ve zamanın boşa harcanması, yöneticinin yönetmeye çalıştığı saatler içindeki harcamadır. Yapılan araştırmalara göre, yöneticiler çalışma saatleri içinde zamanlarının %70’ini başkalarıyla (astlarıyla, üstleriyle, eş yöneticilerle, iş sahipleriyle ve ziyaretçilerle) konuşarak geçirmekte; sik sik toplantı yapmakta, ya da toplantılara katılmakta ve kalan vaktinde de evrak-dosya incelemekte, günlük yazıları imzalamaktadır. Bu yüzden çoğu yönetici yönetim fonksiyonlarını etkinlikle yerine getirecek zamanı bulamamaktadır.

Başarılı bir yöneticinin zaman yönetimi stratejilerine hakim olması gerekir. Yöneticiler için zaman yönetimi stratejileri yazımızı okuyarak bu konuda daha çok bilgiye ulaşabilirsiniz.

Bununla beraber yöneticilere “Yönetimin ne olduğu ve neleri içerdiği” sorulduğunda, genellikle “planlama, organizasyon, koordinasyon, yöneltme (sevk ve idare) ve denetleme kavramlarından söz etmekte… İş yaptıkları, zamanlarını nasıl harcadıkları sorulduğunda da, “toplantılara gittiklerini, telefonlara cevap verdiklerini, astlarla-üstlerle görüştüklerini, ziyaretçilerle ve iş sahipleriyle ilgilendiklerini, evraklarını imzaladıklarını, konuşma yaptıklarını ve seyahat ettiklerini” ifade etmektedirler.

Kuşkusuz yönetimde en önemli sorun, zamanı planlama ve zamanı iyi kullanmadır. Zira yapılan araştırmalara göre, bir yöneticinin mesai içinde rahatsız edilmeden çalışabileceği zaman ancak on dakikadır. Bu yüzden her yönetici verimli ve etkili çalışabilmek için önce zamanını iyi yönetmek zorundadır. Çünkü yönetici düşünmeye ve dinlenmeye zaman bulabildiği oranda başarılı olabilir. Zira yönetici düşünen ve karar veren kişidir.

Çok çalışmak hiçbir zaman verimli olmak değildir. Önemli olan akıllı çalışmaktır. Aslında, çok çalışan yöneticilere sadece acımak gerekir. Haftada kırk beş-elli beş saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadırlar. Yapılan araştırmalar, sekiz saatin üstünde çalışıldığında verimin hızla düştüğünü kanıtlamıştır. Zira sekiz saatte yapılacak işe on-on iki saat ayırmak gevşek davranmak demektir. Nitekim başarısız yöneticilerin bir özelliği de aile hayatlarından fedakarlık etmeleridir. Zira bunlar aile hayatlarından ve kendi zamanlarından çalarak iş hayatlarını da tehlikeye atarlar.

Yöneticiler için zaman yönetimi konusunda daha çok bilgiye sahip olmak isterseniz sayginnlp.com/yoneticiler-icin-zaman-yonetimi-nasil-olmali/ yazımızı okumanızı tavsiye ediyoruz.

Genelde ailenin ihmali, hem iş verimini düşürür, hem de aile hayatını olumsuz etkiler. Bu nedenle önemli olan günde on altı saat çalışmak değil, sekiz saat akıllı ve verimli çalışmaktır. Yapılan incelemelere göre, ideal ve rasyonel olarak, bir yöneticinin zaman yönetimi (yönetsel etkinliklere ayırması gereken ortalama zaman) aşağıdaki gibi olmalıdır.

Yöneticinin İdeal Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı?

• Planlama %40
• Sosyal faaliyetler %25
• Raporlar ve yazılar %10
• Toplantılar %10
• Telefonlar %5
• Taşra ziyaretleri ve denetimler %5

oranında olmalıdır.

Görüldüğü gibi, bir yöneticinin zamanın en çoğunu planlama ile sosyal faaliyetler almaktadır. Ancak, orta ve alt kademelerde bu oranlar değişmekte, rapor ve yazılar, telefonlar, müşteriler (halk) ile ilişkiler ve rutin (günlük) işlemler daha çok zaman almaktadır.

Yönetimde Zaman Tuzakları Nelerdir?

Yönetimde zaman açısından verimi olumsuz etkileyen faktörler şunlardır:

Ziyaretçiler

Yönetimde, ziyaretçiler yöneticilerin en büyük zaman tuzağıdır. Özellikle, kapısı açık yöneticilerin hiç zamanı yoktur.

Gereksiz Toplantılar

Yöneticilerin zaman israf ettiği önemli bir alan da gereksiz toplantılardır. Yönetici, sık sık toplantılara katılmak zorundadır. Ancak yapılan araştırmalara göre, toplantıların yarısı gereksiz ve yararsızdır. Özellikle yöneticinin karar vermek istemediği ve sorumluluğu başkalarına yüklemek istediği toplantılar ile amaçsız ve gündemsiz yapılan toplantılar ve ayrıca sohbet veya tartışmalar yüzünden uzayıp giden ve bir sonuca varılamayan toplantılar en fazla karşılaşılan durumlardır.

Kararsızlık

Yönetimde en büyük zaman hırsızı kararsızlıktır. Zira yönetimde kararsızlık en büyük zaman kaybıdır. Oysa hızla karar verildiğinde bile onu düzeltmek için zaman vardır. Yönetimde zamansızlığın en büyük nedenlerinden biride yetki tekelciliği yani merkeziyetçiliktir. Astlarına yetki devretmeyen bir yöneticinin elbette zamanı olmaz ve yönetimde rutin işler içinde boğulur kalır. Astların da boş oturur ve zaman doldurur. Bu nedenle yönetimde zaman kazanmanın ve zamanı iyi kullanmanın yollarından biri, yetki devridir. Yetki devretmeyen bir yönetici, yönetmiyor sadece kendisi iş yapıyor demektir.

Yönetsel Aksaklıklar

Yönetimde ast-üst ilişkilerinde aksaklıklarda zaman kaybına yol açar. Özelikle yöneticilerin astlarının sık sık makamına çağırması, yöneticiyle görüşmek isteyen astların gelip uzun süre sekreterlikte ya da özel kalemde beklemesi önemli bir zaman kaybıdır. Oysa yöneticinin vakti kadar astlarının vakti de kıymetlidir. İşlerin sürekli ve düzenli yürütülmesinden astlar sorumludur Belki, bir isçinin veya memurun bir saat kaybı fazla zarar vermez ama bir müdürün hatta bir şefin günde bir saat kaybı teşkilata pahalıya mal olabilir.

Yöneticiler için Zaman Planlaması Püf Noktaları

Yönetimde zamanı iyi kullanma, başarılı olmanın etkili yoludur Zamanı iyi kullanmanın kuralları da şunlardır:

1. Planlama yapın. Çünkü zamanı en iyi yönetmenin yöntemi, planlama yapmaktır. Planlama, zamanı akılcı kullanma, kısaca “zamanlama” demektir. Özellikle günlük ve haftalık işlerinizi önceden planlayın ve planlı programlı çalışın. Daima yapılacak işlerin listesini çıkarın ve sırayla yapın.
2. Sizin yapmanız gerekmeyen işleri başkalarına verin. Yetki devredin. Buna yaparken de, istediğiniz sonucu alabilmek için, işi verdiğiniz kişilere günü gününe sorumluluk yükleyin ve denetleyin.
3. Sekreter çalıştırın. Sekreter, sizi arayanlara muhatap olarak zaman kaybınızın bir bölümünü önleyebilecek, örneğin telefonlara cevap verecek ve sizinle görüşmek isteyenlere randevu verecektir. Veya gelen telefonlardan kurtulmak için telesekreter kullanın.
4. Sizin yönetiminizde çalışan personele, sizinle görüşmeleri için belirli bir saat tanıyın ve önceden planlayarak bütün sorunların bu süre içinde ele alınmasını sağlayın.
5. Yardımcılarınızın ve sık sık görüştüğünüz astlarınızın odalar, yerleşim olarak, size yakın olsun. Fiziki yakınlık iletişimi hızlandırır ve zaman kazandırır.
6. Zamanınıza hasis davranın. Toplantılara, kendi büronuz yerine başkalarının odalarında veya toplantı salonunda yapın. Kendi büronuzda çalışırken de, kapıyı kapalı tutun (açık kapı, herkese giriş serbest demektir.
7. Odanızda uzun süre oturup zaman çalan bir ziyaretçinizi “dışarı çıkarmak” için, sekreteriniz içeri girip size bir toplantınızı veya randevunuzu hatırlatsın.
8. Yolculuk sırasında ya da beklerken zamanı değerlendirmek için yanınıza bir kitap ya da bir iş alın -rapor tetkik edin.
9. Astlarınızla yapacağınız toplantıları ancak gerektiği zaman yapın ve toplantılarınıza sadece gerekli kişileri çağırın.
10. Her şeyden önce zamanınızı iyi yönetin:
    • Günlük zorunlu işleri yaptıktan sonra dinlenmek için kendinize zaman ayırın,
    • Olağanüstü baskıların üstesinden gelebilmek için işe ara verin,
    • Okumak, gelişmenizi sağlamak, yeni beceriler kazanmak ve kişisel ilişkiler kurmak için kendinize zaman ayırın. Zamanı iyi kullanmanın amacı, sadece mükemmel çalışmak değil, aynı zamanda dinlenmeye ve düşünmeye de zaman bulabilmektir. Çünkü yöneticilik, her şeyden önce, zihinsel bir etkinliktir.
11. Başkalarının işlerini yaparak ya da işlerine karışarak zamanınızı harcamayın. Kendi işinize bakın. Zaman “artık” değildir.
12. Zorunlu, gerekli ve önemli olmayan formaliteleri ve kırtasiyeciliği kaldırın, zaman kazanın. Kırtasiyecilik, iş yapmak ve çalışmak değildir. Çalışır görünmek ve zaman öldürmektir.
13. Rutin ve sıradan işleri astlarınıza (yardımcılarınıza) bırakın, zaman kazanın ve önemli işlere siz bakın.
14. Yapılacak işleri ajandaya/takvime ya da “akıl defterine” not edin ve her gün kontrol edin.

Başarılı bir yönetici, işletmelerde zaman tuzakları konusunda bilgi sahibi olmalıdır. İşletmelerde zaman tuzakları yazımızı okuyarak bu konuda daha ayrıntılı bilgiye ulaşabilirsiniz.