Yöneticiler için Zaman Yönetimi Teknikleri

Yöneticiler hem kendilerinin hem de kurumlarının başarısı için zaman yönetimi konusunda ustalaşmalıdır. Yöneticiler için zaman yönetimi teknikleri yazımız içerisinde zamanı verimli kullanmak isteyen her yönetiici için fayda sağlayacak pratik öneriler ve ip uçları bulunmaktadır. Keyifle okumanız dileğiyle.

Zaman Yönetiminin Önemi

Birçok kanaldan yoğun bir bilgi akışının gerçekleştiği, pazardaki ürün ve hizmet özelliklerinin her an değişebildiği müşteri ve tüketici bilincinin ve beklentilerinin sürekli arttığı bir ortasında zamanın ve zamanlamanın önemi tartışılmaz

Zaman yönetimi, özellikle yöneticiler açısından büyük önem taşıyor. Küçük ve orta ölçekli iş sahipleri; bir gün içerisinde pazarlama, muhasebe, satın alma, yöneticilik gibi farklı alanlarda birden fazla rol üstlenmek durumunda kalıyorlar

İş yerinde geçirecekleri zamanı verimli bir şekilde değerlendirmedikleri takdirde, önce özel hayatlarında sonra da onca emek ve çabayla kurdukları işlerinde beklemedikleri sorunlarla karşılaşabiliyorlar

Kendi işinizin patronu olduğunuzda, herhangi bir firmanın herhangi bir çalışanı gibi size verilmiş bir yapılacaklar listesi bulunuyor Bir gün içerisinde neler yapmanız gerektiğini, bunların hangisini erteleyebileceğinizi ve o gün ofisten saat kaçta çıkacağınızı kendiniz belirliyorsunuz.

Yirmi dört saatinizi ofisteki her işe, her telefona, her probleme koşturarak geçirebilir, ertesi güne yorgun bir zihin ve bedenle başlayabilirsiniz. Ya da bugün, gününüzün yarım saatlik bir kısmını zaman yönetimine ayırarak, sonraki günlerinizi iş ve özel yaşamınızın muazzam dengesinde geçirebilirsiniz.

Zamanınızı nasıl geçirdiğinizin bilincinde olmak, zamanı yönetmenin en önemli adımlarından biridir.
Zamanınızdan çalan etkenlere bir göz atalım:

Yöneticiler İçin Zaman Hızsızları Nelerdir?

• Telefon görüşmeleri
• Dağınık bir masa ve doküman kalabalığı
• İnternet gezintileri
• Elektronik posta trafiği
• Beklenmedik aksilikler
• Zamansız misafirler
• Saatler süren öğle yemekleri

Sizin zaman hırsızlarınız hangileri? Kişisel telefon görüşmeleriniz ne kadar vaktinizi alıyor? Elektronik postalarınızı kontrol etmek ve yanıtlamak için her gün kaç saatinizi harcıyorsunuz?

Öncelikle günlük işlerinizi bir kenara not edin. Gün boyunca hiçbir şeye vaktinizin kalmadığından yakınırken, aslında ofiste yaptığınız birçok şeyin işinizle ilgili olmadığını fark edeceksiniz. Örneğin kişisel bir telefon konuşması, o anda odaklandığınız işten sizi koparacak, konuşmanın ardından aynı işe yeniden yoğunlaşmak yine vaktinizi alacaktır.

İşlerinizi önceliklendirin: “Acil” tuzağına düşmeyin!? Stephen Covey’in zaman matrisi, önceliklendirmeyle ilgili düşülen hataları açıkça ortaya koyuyor. Öncelikle gün boyunca yapmamız gerekenleri aşağıdaki maddelere göre gruplandıralım:

Covey’in Zaman Matrisi

1. “Acil” ve “önemli”
2. “Acil değil” ama “önemli”
3. “Acil” ama “önemli değil”
4. “Acil değil” ve “önemli değil”

Yapılacaklar listenizde acil ve önemli olan işler her zaman ilk sıradadır. Bunlar müşterinize iletmeniz gereken bir sözleşme, tamamlamanız gereken bir proje gibi birincil derecede önemli sorumluluklarınız olabilir.

Acil Tuzağına Düşmek Ne Demek?

Çalışma arkadaşlarınıza destek olabilmek amacıyla hazırladığınız bir rapor ya da eşinizin alışveriş listesinin takibi gibi günlük iş akışınız içerisinde yeri olmayan, fakat başkaları için birincil önem taşıyan işlere harcadığınız saatler buna bir örnek teşkil edebilir. Vaktinizi alan bu tür işleri düşündüğünüzde, zaman planlamanızda genellikle üçüncü değil ikinci sırada yer alarak sizi acil tuzağına düşürdüklerini göreceksiniz.

Başkalarının aciliyet duygusu ile yerine getirdiğiniz görevler, acil değil fakat önemli olan diğer işlerinizi ertelemenize ve giderek daha fazla ihmal etmenize neden olur. Kişisel gelişim, birtakım yetkinliklerin geliştirilmesi, kültürel aktivitelerde bulunmak ya da yeni beceriler edinerek kendine yatırım yapmak; aciliyeti olan işler değildir fakat gereklidir.

Karar verici konumunda olmanız gerekmeyen, iş akışınızda kritik olmayan işleri çalışanlarınıza devredebilir ya da o günkü listenizden tamamen çıkarabilirsiniz. Böylece acil ve önemli işlerinizi tamamladıktan sonra vaktini kişisel gelişiminiz için değerlendirebilirsiniz. Becerilerimizi geliştirmek, farklı uğraşlar edinmek ve iş dışı ortamlar kendinizi ifade etmek; profesyonel yaşamınıza yaratıcı fikirler ve farklı bakış açılar olarak yansıyacak, motivasyonunuzu artıracaktır.

Zamanı Kurallar Koyarak Yönetin

Ofisteki saatlerinizi nasıl geçireceksiniz.?

İşte size örnek bir kural: Bu hafta iş saatlerinizde kişisel e-mail yazışmalarına vakit harcamayın. Sadece saat başlarında beş dakika elektronik posta kutunuzu kontrol edin. Yaptığınız ise konsantrasyonunuzu bozacak herhangi bir etkene izin vermeyin.

Kriz Ortamlarına Hazır Olun

Yapmanız gereken her işin süresini belirlemek ve belirlediğiniz süre içerisinde tamamlamak, hep bir sonraki adımınızı öngörerek planı bir şekilde hareket etmenizi sağlayacaktır, Yine raporlama, kontrol, belli hesapların kaydedilmesi gibi günlük rutin işlerinizi saptayarak; çıkabilecek küçük krizler karşında hiçbir şeyi atlamadan ve en önemlisi panik yapmadan problemlerin üstesinden gelebilirsiniz.

Kendinize ait olan bir zamanı paylaşmak için öncelikle onay vermeniz gerekir. Eğer o sırada gerçekten meşgulseniz, sizden istenen herhangi bir şeye vakit ayıramayacak durumdaysanız bunu açıkça söyleyin ve yardımcı olabilecek kişilerden destek isteyin. İşleri doğru kanallara yönlendirmek de başarılı bir iş planının bir parçasıdır,

Masanızı Düzenleyin

Zamanınızı planlı bir şekilde kullanabilmek, bu zamanı geçirdiğiniz ortamda da birtakım değişiklikler yapmanızı gerektirir.

Masanızdaki doküman yığınına bir göz atın, hangileri gerçekten işinize yarıyor? Ofisinizde sürekli gözünüz takılan fazlalıklar ortadan kalktıkça, zihninizin de boşalıp rahatladığını göreceksiniz.

24 Saatiniz Olduğunu Hatırlayın

Bu yirmi dört saati en verimli şekilde değerlendirebilmek için asla yapmamanız gerekenler:

Hafta sonları ve tatilleriniz de dahil olmak üzere, hiçbir güne ne yapacağınızı bilmeden başlamayın. İş dışında dinlenerek geçmeyi planladığınız bir tam gün, kararsızlığınız yüzünden hiçbir şey yapamadan geçip gidebilir. Ya da tüm bir iş gününü bir yerden bir yere koşturup hiçbir şeyi tamamlayamadan bitirebilirsiniz.

Dinlenmeye Önem Verin

Uykunuzu tam olarak alamamanız, normal şartlarda kısa sürede bitireceğiniz işlere saatler harcamanıza neden olabilir.

İş yoğunluğunuz yüzünden arkadaşlarınızla buluşmalarının ya da aile toplantılarınızı bazen iptal edebilirsiniz ama bunu bir alışkanlık haline getirmeyin. Yoğun saatlerden sonra dostunuzla içtiğiniz kahve, aklınızı bir süreliğine ofisten uzaklaştıracak ve zihninizi dinlendirecektir.

“Zamanı yönetmek” dediğinizde, öncelikle sahip olduğunuz zamanı kendinizden bağımsız düşünmemeyi öğrenmelisiniz. Zamanı yönetmek, aslında kendinizi, iş yapış şeklinizi ve davranışlarınızı yönetmektir.

Başlangıçta belli alışkanlıklarınızdan vazgeçmek zor olsa da, kendinizi yönetebildiğiniz sürece başarılı ve örnek alınan bir yönetici olacağınızı da unutmayın.

20 Adımda Zaman Yönetimi

1. Hedeflerinizi belirleyiniz, bunları yazıyla ifade ediniz ve sonra önceliklerine göre sıraya koyunuz. Sizin için yaşamınızda nelerin önemli olduğundan emin olunuz.
2. Hedefleriniz üzerinde odaklanınız, etkinliklerinizin değil. En önemli etkinlikleriniz size hedeflerinize ulaşmada en yararlı olanlardır.
3. Her gün için temel bir hedef belirleyiniz ve ona ulaşınız.
4. Zamanınıza nasıl kullandığınızı analiz etmek için periyodik olarak zaman aralıklarını kaydedin, kötü
   alışkanlıklarınız varsa yaşamınızdan atın.
5. Hedeflerinize ulaşmak için yaptığınız her şeyi analiz edin Ne yaptığınızı, ne zaman yaptığınızı, neden
   yapı tespit edin. Kendinize şunu sorun. “Bunu yapmasaydım ne olurdu?” eğer yanıtınız “hiçbir şey olmazdı”, olursa, yaptığınız şeyi durdurun.
6. Her hafta yaşantınızda boş yer kapsayan en bir şeyi atın.
7. Zamanınızı planlayın. Her hafta için bir plan yapın. Kendi kendinize şunu sorun: “Bu hafta sonuna kadar neyi neleri tamamlamayı ümit ediyorsun ve bu sonuca ulaşmak için neler yapmaya ihtiyacın var?”
8. Her gün için yapılması gerekenler listesi yapın. Bu listenin, günlük hedefleri, öncelikleri, yaklaşık ne kadar zaman alacağını içerdiğinden emin olun. Rast gele etkinliklere yer vermeyin.
9. En önemli şeyleri tamamlayabileceğinizden emin olacak şekilde zamanınıza her gün programlayınız, beklenmedik beklentilerin de karşınıza çıkacağından, belirli boşluklar bıraktığınızdan emin olunuz.
10. Biliniz ki çalışma gününün ilk saati en verimli olanıdır.
11. Yapacağınız her bir iş için zaman sınırları oluşturun
12. Bir isi bir kerede en doğru biçimiyle yap ki, daha sonra tekrar o iş için zaman harcamak zorunda kalma.
13. Yaşamından tekrar tekrar olan yakınmaları, sızlanmaları at. Neden bazı şeylerin yanış gittiğini belirle. Sonunda tepki verme yerine, önceden önlem almayı öğren.
14. Günün sessiz bir zaman aralığını en önemli işinizi yapmak için sabitleştirin.
15. Başladığınızı bitirme alışkanlığınızı geliştirin. Bir şeyden bir başka şeye atlamayın, ardınızda birçok yarım kalmış iş bırakmayın.
16. Ertelemeyi, geciktirmeyi, ağırdan almayı yenin. Onu şimdi öğrenin.
17. Daha iyi zaman denetimini günlük alışkanlık edinin. Hedeflerinizi oluşturun, öncelikle yapmanız gerekenleri belirleyin, zamanınızı planlayın ve programlayın. İlk şeyi ilk önce yapın. Programlanmamış bir şeyi yapmaya doğru olan iç dürtünüze direnin. Etkinliklerinizi gözden geçirin.
18. Çok önemli şeyleri yapmanız gereken durumlarda, daha az önemli olanlar üzerinde asla zaman harcamayın.
19. Kendiniz için zaman ayırın -hayal kurmaya, rahatlamaya ve yaşamaya.
20. Size has biz zaman felsefesi geliştirin, zaman sizce ne anlamına gelmektedir ve zamanın sizin yaşantınızla nasıl bir bağlantısı vardır.