Yöneticiler için Zaman Yönetimi Nasıl Olmalı?

Zaman, insanların içinde bulundukları an anlamında herkesin eşit imkânlara sahip olduğu pek az şeylerden birisidir. Cinsiyet, irk, inanç, yaş ve görev farkı gözetmeksizin herkes aynı miktarda zamana sahiptir, yani demokratik şekilde paylaşılmaktadır. Satın alınmaz, biriktirilmez, tasarruf edilmez, ödünç alınıp verilmez.

Zaman kullanımında insanların karşı karşıya olduğu asıl mesele, zamanın nasıl daha etkili kullanılacağı noktasında önem taşımaktadır. Bu nedenle bir yöneticinin öncelikli amacı, üretim yeteneğini en üst düzeye çıkararak bir iş için harcanan zamanı en aza indirmektir. Çünkü tasarruf edilemeyen, sadece tüketilip kaybedilen ve geri getirilmesi mümkün olmayan zamanını etkili ve verimli kullanılması gerekmektedir.

Bu gereklilik, “zaman yönetimi” kavramının varlığına ve önemine işaret etmektedir. Ancak akışını değiştiremediğimiz veya donduramadığımız “zamanı yönetmek” yerine “kendimizi zaman dilimi içinde yönetebilmek” ya da “etkili yaşam için zaman kullanımı” kavramları daha uygun düşmektedir.

Yöneticilikte belirli bir zamanda daha çok iş yapmak veya aynı miktar işi daha az zamanda başarmak önemlidir. Bir örgüt içinde öncelikli olarak yönetici merkezli zaman kayıpları çözümlendiğinde, yönetici iş ortamındaki diğer zaman kayıplarının sebepleri üzerine daha çok zaman ayırma şansına sahip olabilecektir.

İş hayatında başarılı olmak için zamanı etkin kullanmak çok önemlidir. Başarılı bir yönetici olabilmek için zamanı planlamayı öğrenmek durumundasınız. Eğer isterseniz sayginnlp.com/is-hayatinda-basari-icin-kisisel-zaman-yonetiminin-onemi/ yazımızı okuyarak daha detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

Bununla birlikte, gerçekte birçok yönetici alışılagelmiş bir yapı içinde çalışarak veya bölümünün uzun süreli amaçlarının gerçekleşmesinde herhangi bir katkı sağlamayacak yöntemler üzerinde durarak aşırı zaman harcamaktadırlar.

Bu çalışmanın amacı, toplumda giderek önem kazanan iş alanında yönetici kademesinde bulunan kişilerin zamanlarını kontrol etmelerine yardımcı olabilecek bazı pratik önerilerde bulunmaktır. Böylece yöneticiler, çok çalışmak yerine, zamanı etkili kullanmak suretiyle daha rasyonel çalışma yeteneğine sahip olacaklardır.

Zaman Yönetimi Kavramı

Zaman, bir sinema filmi gibi sürekli akıp giden, ne olduğunu tam bilemediğimiz, en kötü kullandığımız, sorgulayamadığımız, sorsak bile pek kavrayamadığımız, belirli aralıklarla ifade edilen -saat, gün, yıl gibi…- soyut bir kavramdır. Bu soyut kavramın yönetilmesinde problemin kaynağı zamanın kendisinden değil, bireylerin mevcut zamanlarını nasıl kullandıkları ve bu zaman içinde neler yaptıklarında görülmektedir.

Yöneticilerin iş alanındaki etkililiklerinin temelde zamanlarını iyi kullanmalarına bağlı olduğu görüşünün oldukça yaygın olduğu günümüzde, zaman kullanımında yetersiz olan yöneticilerin hiçbir şeyi doğru yönettiğinden söz etmek mümkün değildir. Zamanı iyi kullanmak için öncelikleri ve önem sıraları iyi belirlemeliyiz. Çünkü zamanın etkin ve verimli kullanılmaması sadece örgütlerde iyi sonuçların elde edilmesi yanı sıra, bireylerin iş dışı yaşamlarında başarılı olması ve sağlıklı ilişkiler geliştirmesi de söz konusu olmamaktadır.

Zamanı etkili kullanabilmek için çok sayıda teknik vardır. Yönetici olarak zaman planlaması konusunda ustalaşmak istiyorsanız zamanı etkili kullanma teknikleri konusunda kendinizi geliştirrerek işe başlayabilirsiniz.

Tüm bu sebepler insanların zamanlarını nasıl daha etkili ve üretken kullanabileceklerine yönelik ihtiyaçlarının giderilebilmesi amacıyla “zaman yönetimi” diye anılan bir kavramın ortaya çıkmasına neden olmuştur.

Yöneticinin Zaman Yönetimini Etkileyen Faktörler

Zaman yönetimi yöneticilerin yaptığı işlerin zamanlamasını ve içeriğini kontrol etmelerini gerektirmektedir. Aksi takdirde, maksimum etkililik kazanmak üzere planlanamayan ve yönetilemeyen zamanın kullanımı birtakım engelleyici faktörlere maruz kalacaktır.

Bu nedenle yönetici zamanını iyi değerlendirebilmek için önce sorumluluğu altındaki işleri yapmasına engel olan faktörleri tespit ederek, bu faktörlere göre işlerini ve işlerin yapılma şeklini organize etmelidir. Zamanın etkin bir şekilde kullanılmasını engelleyen faktörleri genel olarak dört grupta toplamak mümkündür:

• Kişisel özellikler,
• Sosyal ilişkiler ve kültürel özellikler,
• Organizasyon,
• İş dışı yaşam.

Kişisel özellikler:

Her yöneticinin yaratılışından, aldığı eğitimden veya yaşadığı çevreden kazandığı alışkanlıklardan dolayı birtakım farklılıklara sahip olması kaçınılmazdır ve bu farklılıklar sonucu oluşan çalışma alışkanlığı ve kişiliği yöneticinin zaman kullanımında etkili olabilmektedir

Alışkanlıklar bize zaman ve beyin enerjisinden tasarrufta bulunmamıza yardımcı olur. Eğer alışkanlıklarımızı kullanmayı öğrenemezsek, onlar bizi kullanırlar. Yönetici, astları aracılığıyla iş gören, politika belirleyen, planlama yapan ve örgütü amaçlara göre yönlendiren kişidir. Ancak bazı yöneticilerin “astlara güvenememesi”, “yeni fikirlere açık olmaması” ve “ben daha iyi yaparım” gibi duygularla hareket etmeleri zaman kayıplarına neden olmaktadır.

Bunun yanında, yöneticilerin plansız ve dağınık çalışması, iş yaparken oyalanması, kararsız bir kişiliğinin olması, “hayır” diyememesi, ziyaretleri kısa kesememesi gibi kişisel özellikler zaman kaybettirici diğer faktörlerdir.

Sosyal ilişkiler ve kültürel özellikler:

Meslektaşlarla, es dostla veya çalışanlarla yapılan boş ve faydasız konuşmalar, gereksiz telefon ve mektuplar, sorunlu astlar yöneticilerin zamanını alan ve etkin bir çalışma ortamından uzaklaştıran sosyal faktörlerdir.

Birtakım kültürel özellikler de zamanın verimli kullanılmasını engelleyebilmektedir. Örneğin, gelen ziyaretçinin gitmek istemesiyle ziyaretin bitmesi, telefon konuşmasının bitirilmesinin arayana bağlı olması gibi durumlar sayılabilir. Ayrıca dost ve yakınların bazı ricaları ve onlar kıramama da zaman kaybettirici önemli bir faktördür.

Organizasyon:

Yönetici zaman tüketiminde ekonomik olmaya başladığında, örgüt ve yönetici diğer örgüt ve yöneticilere göre bir avantaj kazanabilecektir. Ancak bazı örgütlerde yöneticiler organizasyonun doğasından kaynaklanan nedenlerden dolayı zaman kayıpları yaşamaktadır. Bunlar, faaliyetlerin yürütülme şekli, haberleşme sistemi, personelin nitelik ve niceliği, fiziki çalışma koşulları, bürokrasi, kırtasiyecilik, sık yapılan toplantılar ve emir komuta zincirinin belirsizliği gibi faktörlerdir.

İş Dışı Yaşam:

Her yöneticinin iş dışında bir yaşamı ve sosyal çevresi olması kaçınılmazdır. Bu nedenle yöneticinin, ailesine, eş ve dostlarına zaman ayırarak onlara karşı sorumluluklarını da yerine getirmesi gerekmektedir.

Yönetici, her ne kadar zaman kaybı gibi görünse de, planlı bir şekilde ailesi ve dostlarıyla yapabileceği sporları ve sosyal faaliyetleri seçerek hem sorumluluklarını yerine getirmeli, hem de is stresinden uzaklaşarak sağlıklı, mutlu ve zinde olmayı sağlamalıdır. İş ve iş dışı yaşamına dengeli zaman ayırmayı başarabilen yönetici, çalışma hayatında da başarılı olma şansını arttırma imkanına sahip olabilecektir.

Zaman Kullanımında Kişisel Farklılıklar

Bireylerin kişisel özelliklerinden veya alışılagelmiş yapılarından dolayı diğerlerine göre farklı birtakım nitelik veya stilleri olması kaçınılmazdır. Bu nedenle, insanın kendi yapısını daha iyi bildiği düşünüldüğünde, yöneticiler zamanların planlarken veya kullanırken bu özelliklerini de dikkate alarak bir değerlendirme yapmaları yerinde olacaktır. Örneğin bir yönetici sabahın erken saatlerinde, bir diğeri öğleye doğru, bir diğeri ise akşam üstü daha verimli çalışıyor olabilir. Bu durumda yöneticilerin düşünce ağırlıklı önemli işlerini kendisini daha verimli hissettiği saatlerde, rutin işlerini ise daha verimsiz olduğunu hissettiği saatlere kaydırmaları uygun olacaktır.

Bunun yanında, bazı yöneticiler oluşan bir problemi hemen çözmek yerine, mevcut problemin üstüne yenilerinin eklenmesine göz yumarak problemler yığının hepsini birden temizlemeyi düşünür. Astları, meslektaşları gibi yardım alabileceği kişilerden de yardım isteme eğiliminde olma alışkanlığı taşımadıkları için problemleri zamanında ve etkili bir şekilde çözemezler.

Bazı yöneticiler amaçlarına ulaşmada ilkeli davranışlar sergilerken, bazıları da ilkelerinden taviz vererek veya herhangi bir ilkesi olmadığından dolayı görevleri dışında birtakım davranışlar içinde bulunarak adama göre iş yapmayı veya başkalarının işlerine yardımcı olmayı adet haline getirerek kendi meseleleriyle uğraşmaya vakit ayıramazlar.