Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

Zaman hepimiz için çok değerli bir kaynaktır ve herkese eşit dağıtılmıştır. Hepimizin günde 24 saati, haftada yedi günü vardır. Ne kadar zengin olduğumuzun da bir önemi yoktur. Daha fazla zaman satın alamayız, bir başkasından zamanı borç isteyemeyiz ya da çalamayız. Tüm yapabileceğimiz sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde kullanmaktır. Sahip olduğumuz tüm kaynaklar arasında zaman, en az anlaşılanı, en yanlış yönetileni ve en fazla boşa harcananı olduğu için “Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri” üzerine bir yazı hazırlama ihtiyacı duyduk. Zamanımızın hayatımız olduğunu bilmeli ve eğer yaşamayı seviyorsak zamana önem vermeliyiz.

Zamansızlıktan yakınmayı bırakıp, hayatımızı en yüksek değerleri yaratacak şekilde yaşamalıyız. Zaman konusunu, bir de gece saatiniz 00.00’i gösterdiğinde size hayat bankanızda açılan 86.400 dolarlık (ya da liralık) bir kredi olarak düşünün. Her gece 23.59’da bu hesap sıfırlanıyor. İyi yatırımlar yapıp değerlendirmediğiniz kısımlar zarar olarak yazılıyor. Bu hesap hiç devretmiyor, kullanmadığınız kısım tümüyle siliniyor, bir sonraki günden avans çekemiyorsunuz. Gününüzü, yalnızca bugünkü hesabınızla yaşamak zorundasınız. Bugünün size yalnızca o gün için sunulmuş özel bir armağan olduğunu düşünün.

Zamanın Değeri

Zamanın değerini bazen birkaç dakika ile treni ya da uçağa kaçırdığımızda, çocuğumuz sınava girip 120 dakika içinde 100 soruyu cevaplamaya çalıştığında, bir kaç saniyelik dikkatsizlik sonucu bir kaza yaptığımızda ya da bir kazayı kıl payı atlattığımızda çok daha iyi anlarız. Zamanın ne anlama geldiğini bir de 90. dakikada gol yiyerek maçı kaybeden takıma veya birkaç mili saniye için olimpiyatlarda gümüş madalya ile yetinmek durumunda kalan sporcuya sormak gerekir.

Zaman görecelidir. Geçen zamanı hep ayni şekilde yaşayamazsınız. Sıkıntılı, işsiz ya da bir şeyi sabırsızlıkla beklerken zaman çok yavaş geçer. Buna karşılık, işiniz varsa ya da zevkli bir uğraş içindeyseniz zamanın ne kadar çabuk geçtiğine şaşırırsınız.

Zaman, duruma göre, yavaşlayabilir veya hızlanabilir. İki haftalık tatiliniz varsa, ikinci haftanın birinciden daha hızlı bittiğini fark edersiniz. Aynı şey, ömrümüz için de doğrudur; ikinci yarı birinciden daha hızlı geçer. Bu durum bakış açımızla ilgidir. 15 yaşındayken bir yıl çok uzun bir süredir. Orta yaşı geçmiş olanlar için yıllar gittikçe daha hızlı tükenir.

Zaman konusunu anlamanın en iyi yolu, belirli bir zaman perspektifi içinde kendinizi düşünmenizdir. Geçmiş yıllarda kendinizi düşünün ve bugüne, oradan da geleceğe gidin. Geçmişte, örneğin beş yıl önce, belirli bir zamanı hatırlayın ve o andaki zihinsel ve fiziksel durumunuzun resmini çizmeye çalışın.

Sonra geleceği düşünün; beş yıl, on yıl ileriye bakın. Birçok belirsizlikler vardır. Ama bunu denemek önemlidir.

Zaman Yönetimi Nedir?

“Zaman yönetimi” yaşamımızın bütününü kapsar, yalnızca işimizi değil, Gerçekte, zaman yönetilmez, o sabit bir hızda akar. Her dakika 60 saniye, her saat 60 dakika, her gün 86.400 saniye ve her hafta 168 saattir, Bu hiç değişmediğine göre yapabileceğiniz zamanı yönetmek değildir. O sizin dışınızdadır.

Siz ancak, kendinizi yönetebilirsiniz. İşinizi yapma, zamanı yaşama biçiminiz değiştirebilirsiniz. Zaman yönetimi, kullandığınız zaman dilimi içinde sağladığınız verimlilikle ve tatminle ilgilidir.

Zamanımızı daha verimli kullanabilsek; kariyerimizi daha iyi planlama ve geleceğe hazırlanma, daha fazla okuma ve öğrenme, yeni konularda kendimizi geliştirme, insanlarla daha fazla kişisel ilişkiler kurma, sevdiklerimize daha fazla zaman ayırma, daha fazla dinlenme ve eğlenme ve daha fazla düşünme ve yaratma fırsatları bulabiliriz. Bütün bunlar, hepimizin yapmayı arzuladığı ve yapamadığımızda üzüldüğü işler ve eylemlerdir.

Zamanla İlgili Kötü Alışkanlıklarımız

Zamanınız sürekli olarak başkalarının isteklerine uyarak kesildiği, başkalarının sizi sürekli olarak bir yerlere çekiştirdiği, işlerin kontrolden çıktığını hissettiğiniz bir çalışma gününüzü düşünün. Kaç kez, planladığınız şekilde çalışmanıza engel olundu?

Kesin olarak söylemek olası değil, belki 10 belki de 15 kez. Önünüzde kümelenmiş iki yığın halinde duran işler hiç içinizi açmıyor. Aldığınız notlar ve bekleyen dosyalar ya da okumaya fırsat bulamadığınız bilgisayarınızdaki yazılar. Bir yanda da bugün elinizi bile sürmediğiniz yazmanız gereken teklifler ve okumanız gereken raporlar dosyası var.

Yarın yapmanız gereken işler için hazırlanmaya kalkarsanız daha 1,5 saat çalışmanız gerek. En iyisi bunları alıp evinize götürmeniz, akşam yemeğinden sonra çalışmak için herhalde vakit bulacaksınız. Ajandamızda saptadığımız bir randevu, bizim kendimize zaman ayırdığımız bir süre değildir. Kendimize ait işlerle uğraşacağımıza, başkalarının bizim zamanımızı alan girişimlerine izin verme eğilimindeyiz. Ayrıca sorunları, önem derecelerini göz önünde tutmadan, ortaya çıkış sıralarına göre çözmeye çalışırız. İşlerimizi sıraya koymamız gerektiğinde önemsiz sorunda olsalar, bizi en çok zorlayanı, yapılması başkaları tarafından ısrarla istenileni daha önce yaparız. Bütün bu kötü alışkanlıklarımız bir araya gelince, işimizden çok geç ayrılmamıza ve yaptığımız işlerin her birine de çok kısa süreler ayırmamıza fazla hayret edilmemelidir.

Hoşlandığımızı hoşlanmadığımızdan, çabuk bitebilecek olanı uzun sürecek olandan, kolay olanı zor olandan bildiğimizi bilmediğimizden, acele yapılması gerekeni önemli olandan, başkalarının istediklerini kendi seçtiklerimizden daha önce yapmak zamanımızı doğru kullanmamızı engelleyen alışkanlıklarımızın bazılarıdır.

Zaman Kullanımının Analizi

Zamanı daha iyi yönetmenin ilk adımı, onu şu anda nasıl kullandığımızı incelemektir. Geliştirme için fırsatları belirlemeden önce açık ve güvenilir bilgiye sahip olmamız gerekir, Bu bilgiye sahip olmanın en iyi yolu da her gün zamanımızı nasıl kullandığımızı bir ajandaya kaydetmektir. Zamanı kullanma biçimimizle ilgili notları daha sonra gereklilik, uygunluk ve etkinlik açısından incelemeli ve test etmelisiniz. Bunun anlamı, herhangi bir günlük aktiviteye (zaman gerektiren işe, eyleme) başlamadan önce şu üç soru ile bir değerlendirme yapmanızdır.

• Bu aktivitenin gerçekten yapılması gerekiyor mu? Yapılmadığında ne olur?

Bu, “Gereklilik Testi” dir ve bir anlamı, yararı olmayan işleri yapmamanızı, işlerinizi temel unsurlarına indirgemenizi sağlar.

• Bu aktiviteyi gerçekten yapması gereken kişi ben miyim?

Bu “Uygunluk Testi” dir ve işlerin yetki, bilgi, beceri ve zaman bakımından en uygun kişi ya da birim tarafından yapılmasını sağlar. Bu soru, sizi bir başkasına devir edebileceğiniz, bilgisi, becerisi daha az bir kişinin rahatlıkla yapabileceği bir işi yapmaktan kurtarır.

• Bu aktiviteyi yapmanın en iyi yolu nedir? Şu anda bildiğimden daha iyi bir yolu var mıdır?

Bu “Etkinlik Testi” dir ve sizi daha etkili, daha hızlı bir yol yöntem bulma konusunda cesaretlendirir.

Bu çalışma ile siz; belirli bazı işleri bırakacak ve bazılarını başkalarına delege edeceksiniz. Bazıları için de teknolojiyi kullanmak, yeni süreçler geliştirmek veya kişisel iş alışkanlıklarını değiştirmek yoluyla etkinliği artırmanızı sağlayacak kararlar vereceksiniz. Bu analizi dikkatli bir şekilde yaptığınızda ve verdiğiniz kararları uyguladığınızda, kendi isteğinize göre harcayabileceğiniz haftada en az sekiz on saat kazandığınızı göreceksiniz.

Zaman Ustası Olmak

“Ustalık” daha önce bize egemen olan bir soruna, usta olduktan sonra bizim egemen olmamız demektir. Bu ustalığı, bilgi ufuklarımızı genişleterek, alıştırmalar yaparak, özellikle sorunlarımızı çözebilecek yeteneklere ulaşarak ve kendimize güven duyarak kazanırız.

“Zaman ustası” olmayı ise, zamanın akışına karışmak, hareketlerimizi ona uydurmak, gerektiğinde ona dayanmak, ondan yararlanmak, zevk almak ve onun bizi korumasını sağlamak olarak tanımlayabiliriz.

Ustalığın karşısına çıkan ilk engel bizim kendi davranışlarımızdır. Bunlar bize ait yeteneksizliklerdir. Çoğu kez, kendimizi, güçlü ve zayıf yönlerimizi yeterince tanımayız. Zamanın ve yaşamın önemi konusunda yeterince bilinçli davranmayız. Başkalarının hayatimizi karmakarışık etmesine izin veririz. Bunu bazen bilerek ya da bilmeyerek kendimiz de yaparız. Her şeyden öte, zamanımızı nasıl kullanacağımız hakkında yeterince düşünmeyiz.

Zaman Ustası, her zaman, ne yapacağını ve zamanını en doğru biçimde nasıl kullanacağını bilir. Hatasını, eksiklerini, karakterini hangi kötü yola sapmaya uygun olduğunu onlarla şakalaşacak kadar öğrenmiştir. Hayatında yaşadığı her olaydan gereken dersi alarak deneyimlerini ve içgüdülerini geliştirmiştir. İşinde ve özel ilişkilerinde kendi hayatını yaşamayı ve kendisini geliştirmeyi bilir. Hiçbir şeyi unutmayacak biçimde güçlü bir belleğe sahip olduğundan bellekteki bütün anlamsız “ne yapıyorum” sorularının yerini anlamlı “niçin” ve “nasıl” soruları almıştır. Zaman ustası, ulaşmak istediği amaçlara göre her gün zamanını nasıl kullanması gerektiği üzerinde dikkatini yoğunlaştırmayı bilir.