Etkili Zaman Yönetimi için Günlük Plan ve Liste Yapmak

“Her sabah o günkü işleriyle ilgili plan yapan ve o planı takip eden kişi, yanında kendisini en meşgul hayat labirentinden kurtaracak bir ip taşıyor gibidir. Düzenli bir şekilde ayarladığı zamanı, bütün meşguliyetini delip geçen bir ışık kümesi gibidir. Planın olmadığı ve zamanın kullanım tasarrufunun şansa teslim edildiği yerde, kaos kısa zamanda iktidar olur.” Victor Hugo

Gelecek senenin ajandasını inceleme fırsatı bulduğunuzda tatilleri, aileyle geçirilecek zamanları ve çalışma olmayan günleri (üyesi olduğunuz dernek veya komitelerin toplantı günleri gibi) karalayın. Bunlar önceden ayarlanmış zamanlarınızındır. Zaman yönetimi teknikleri açısından işle ilgili bütün detayları yeni ajandaya da geçirmeyi sakın unutmayın. Teslimat tarihlerini veya mühletli hizmetleri sakin ihmal etmeyin.

Bir de baktınız koca boş sene dolmuş. Fakat hala bir sürü boş vakit var. Zamanı verimli kullanabilmek için bu boş zamanları en iyi şekilde kullanmak da en önemli vazifeniz.

Zamanı Doğru Kullanmak için Günlük Liste Yapın

Gün için bir program ayarlamak zamanı doğru kullanmak için temel bir disiplindir. Üzerinde çalıştığınız işler ve boş zamanlarınızda yapmak istediğiniz şeylerle ilgili yeni bir liste yapın. Sadece ajandadaki notlarınıza güvenmeyin; gününüzü onlar kaplamaz; bunları günlük listenize mutlaka eklemelisiniz. Zaman ilerledikçe tecrübeniz de artacak, artık ajandaları sadece bir hatırlatıcı olarak kullanarak listeleri akıldan yapacaksınız ve yalnızca çok dolu olan günler için ajandaları kullanacaksınız.

Günlük plan içerisindeki bütün görevler için bir bitiş zamanı belirleyin. Mülakat yapma veya rapor yazma gibi işlerin her biri için zaman tahmininde bulunma yoluna gidin. İşlerden sonra da tahmin ettiğiniz zamanın tutup tutmadığını kontrol edin.

Önceliklerinizi belirleyin. Önceliğe sahip bir iş muhtelif karışımlara sahip iki ana maddeden oluşur: aciliyet ve önem. Gelecek senenin pazarlama stratejileri hakkında düşünmeye başlamanızı önemli ve fakat acil değildir. 16.30’daki toplantıda genel müdürü yeni satış kampanyası hakkında ikna etmeniz ise hem acil hem de önemlidir.

Hem fazla önemi bulunmayan hem de fazla acil olmayan bazı görevleri önceden yapmak buna değebilir. Zaman/kâr oranı burada iyi bir rehber olabilir. Eğer kar fazla olup az da zaman alıyorsa yapmaktan çekinmeyin. Mesela, en büyük müşterinize bir teklif mektubu yazmak gibi önemli bir işe girişmeden önce devretmeniz gereken birkaç ufak görev olabilir. Bu işleri devretmek için ayıracağınız birkaç dakika işle gerçekten ilgili olanların daha çok dikkatini çekecek ve işin ciddiyetini artıracaktır.

Kişisel Zamanımızı Planlarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Kimi insanlar öncelik listesi hazırlarken harfleri kullanırken, kimileri de rakamlar veya yıldızları tercih eder. Bu iş için kullanılacak bir harf sistemi şöyle olabilir:

1. Bugün yapılmalı
2. Bugün yapılsa iyi olur
3. Bugün yapılabilir

Büyük ihtimalle AB listenizin sonuna kadar gidemeyeceksiniz. Böyle bir durumdan ötürü canınızın sıkılmasına izin vermeyin. Eğer öncelik sırasına göre çalıştıysanız ve en önemli işleri hallettiyseniz, iş yerinde zaman yönetimi gerçekleşmiş demektir.

Gününüzün planlanması bir zarfın arkasına iki dakikada bir şeyler yazıp çizmekle olamaz. Günlük planlarınız için mantıklı zamanlar ayırın. Bazı insanlar bu tür planları her günün başında yapmayı sever. Bazıları da bir gece önceden planlamayı tercih eder. İkincide, planı yaptıktan sonra uyuyabilme avantajınız vardır. Bir gece önceden yapılan planlarda gece geçtikten sonra planı okuduğunuzda bazı değişiklikler yapmak zorunda olduğunuzu görürsünüz. Bilinçaltınız bu değişiklikleri bir bilgisayar gibi sizin yerinize yapacaktır.

Önceden planladığınız gününüzde faydalı bir şekilde değerlendirilebilecek boşluklar olup olmadığına bakın. Friedrich Nietzsche’nin bir zamanlar söylediği gibi: “İnsanın içine koyacağı çok şeyi olduğunda, günün yüz tane cebi vardır.” Boş cepleri doldurmanız muhtemeldir. Çünkü bu cepler yazılması gereken bir mektup veya yapılması gereken bir telefon konuşması gibi aniden çıkan işler için biçilmiş kaftandır.

Bir uyarı: Eğer ajandanızda bir günün işini bir başka güne erteliyorsanız, etkili zaman yönetimi yapabilmek için bu tercihinizi enine boyuna inceleyin ihmalkarlık yapıyor olabilirsiniz.

Her şeye rağmen esnek kalmaya da özen gösterin. Aileden biri veya önemli bir müşteri, listenizdeki bir sonraki işten çok daha önemli olabilir.

Su anda en önemli iş ne? diye kendinize gün boyunca sormalısınız. Cevaplar devamlı değişen şartlara ve her dakikaya göre değişiklik gösteren ihtiyaçlara uygun olmalıdır. Ancak bu değişiklikler uzun vadede sizi esir almamalıdır. Nitekim, bunlar şaşmaz bir zaman anlayışına uygun disiplin hesaplamaları isteyen birtakım değer yargılarıdır.

Eğer isterseniz https://www.sayginnlp.com/zaman-yonetimi/ sayfamızdan zaman yönetimi teknikleri ile ilgili bütün yazılarımıza ulaşabilirsiniz.