Başarılı Yönetici Olmak için Zaman Yönetimi Stratejileri

Başarılı yönetici olmak için zaman yönetimi stratejilerini uygulamak çok önemlidir. Zaman planlaması yaparak başarılı bir yönetici olmak konusunda bu yazıyı hazırladık. İyi okumalar.

Yöneticiler için Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

Her yönetici gibi ülke ekonomisinin gelişmesi ve hizmetlerin etkili bir şekilde sunulmasından sorumlu üst düzey yöneticilerin de içinde bulundukları sistemin amaçlarına daha etkili ve sağlıklı ulaşabilmeleri için zaman yönetimi tekniklerini etkili bir şekilde kullanmaları gereklidir.

Zamanı etkili ve verimli kullanabilme konusunda faydalı olacağını düşündüğümüz stratejiler, yöneticilere iş ve iş dışı faaliyetlerinde karşılaşacakları zamanı kötü kullanmada etkili olabilecek faktörlerin bertaraf edilmesinde, hangi meselenin daha önemli olduğunun tespit edilmesinde ve mevcut zamanın boşa harcanmasının önlenmesinde önemli katkılar sağlayacaktır.

Planlama Yapmanın Önemi

Planlama, yöneticinin organize etme, yönlendirme, kontrol etme gibi görevlerini de etkileyen temel görevidir. Yönetici yapacağı işleri planlarken bu işler için harcayacağı zamanın da planlamasını yapması gerektiği göz önüne alındığında, ihtiyaç duyulan araç-gereç ve insan gücünün de en ekonomik şekilde kullanılmasıyla amaçlara ulaşmada etkili, süratli ve hatasız olacak ve bunlara paralel olarak da zamanın verimli kullanımını sağlayacaktır.

Zaman planlaması yapabilmek için zamanı dilimlerine bölerek yapılacak işlere önem ve öncelik Sırası vererek, işleri zaman dilimleri içerisine dağıtıp yerleştirmek gerekir. Ancak plan yapmaya ve yapılan plana uymaya insanın doğası gereği yaşanan birtakım güçlükler vardır. Bunlar yapılan plana uymama, planın özgürlükleri kısıtladığı inancı önseziye bağlı karar verme isteği ve planlamaya zaman olmadığı gibi düşüncelerdir. Kısa süreli de olsa, yönetici taviz vermeden zamanını planladığı şekilde kullanmaya başladığında bu tip düşüncelerin yersiz olduğunun farkına varacak ve zamanı planlı bir şekilde kullanmanın değerini anlayacaktır.

Zamanın planlanmasını yapmaya başlayan bir yönetici sorumluluğu altındaki bütün faaliyetleri göz önünde bulundurarak işleme başlamalıdır. Zaman planlamasında ilk adım, iki ya da üç hafta boyunca basit bir günlüğe otuz dakikalık periyotlar içinde neler yapıldığı kaydedilerek, işlerin büyük bir kısmına ne kadar zaman ayrıldığının tespit edilmesidir. Bu tespitler yoluyla yönetici günlük, haftalık ve aylık işlerin, eğlence ve dinlenme faaliyetlerinin neler olduğu ve bunlar için gerekli zamanın ne kadar tuttuğu hakkında genel bir bilgi sahibi olacaktır. İkinci adım ise bu bilgiler ışığı alanda amaçlar da göz önüne alınarak bir zaman planı yapmaktır. En son aşama da hazırlanan planın işleyip işlemediği ve ihtiyaçlara cevap verip veremediği tespit edilerek gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır.

Zaman Tuzakları Nasıl Engellenir?

Yöneticilerin programlarını uygulamada karşılaştıkların en önemli problem, çalışmaların bir başkası tarafından bölünmesidir. Bu zaman tuzakları, hesapta olmayan konuklar, telefonlar ve toplantılar olarak sınıflandırmak mümkündür.

Konukların Yönetimi

Dengeli bir yaşamda sosyallik önemlidir; fakat sosyal faaliyetlerin iş dışı yaşamda, yani sosyal zamanlar içinde tutulması faydalı bir karar olacaktır. Bu tip bir düzenleme yapılmadığı takdirde, yönetici kendisi veya astlarıyla birlikte önemli bir mesele üzerinde yoğunlaşmışken veya acil bir çalışma esnasında gelen bir konuğun işleri kesintiye uğratması muhtemeldir. Zamanını iyi yöneten bir yönetici bu şekilde bir olumsuzlukla karşılaşmamak için gerekli tedbirleri zamanında alabilen yöneticidir. Bu tedbirleri şöyle sıralayabiliriz:

• Belirli ziyaret saatlerinin saptanması,
• Sekretere randevuları ayarlama sorumluluğu verilmesi,
• Gelen ziyaretçilere yoğun olduğunuz izlenimi vermek için konuşmaların ayakta yapılması,
• Astlarınızın problemlerini not ederek gelmelerini sağlayarak, sorunları arama süresinin kısaltılması,
• Astları odanıza çağırmak yerine, geçiyormuş gibi yaparak yanlarına giderek konuşma süresinin sizin tarafınızdan ayarlanması,
• Ziyaretin kısa sürebilmesi için ziyaretçilere içecek ısmarlanmaması ve,
• Kapınızın her an açık olduğu izlenimi bırakmama, yani açık kapı politikası izlenmemesi gereksiz ziyaretlerin olmamasını veya olursa ziyaret süresinin kısaltılmasında faydalı olacaktır.

Telefonların Yönetimi

Telefon, çoğu kez çalışmaların ortasına izinsizce gelen ve işleri kesintiye uğratarak düşüncelerin kaybolmasına neden olan modern hayatın vazgeçilmez bir aracıdır. Özellikle Türkiye gibi gelişmekte olan ülkelerde, zaman kayıplarının temel kaynağı gibi algılanan telefonun açtığı zaman kayıplarını bertaraf etmek için yöneticilerin aşağıdaki yolları denemeleri faydalı olacaktır:

• Sekretere gerekli görüşmeleri aktarma ve gereksizleri geri çevirme yetki ve talimatı verme,
• Konuşmalarınızı ayakta yaparak meşgul olduğunuzu hatırlama,
• Konuşmaların gidişini sizin yönlendirmeniz ve,
• Çok önemli meseleler üzerinde yoğunlaşmışsanız telefonun fişini çekmeniz zamanınızı daha iyi kullanmanızı sağlayacaktır.

Toplantıların Yönetimi

Toplantı yapmak veya toplantılara katılmak yöneticilerin en önemli iletişim çabalarından birisidir. Ancak bazı toplantıların gerekli olmadıkları, hatta zorlama bir yapı oluşturdukları herkes tarafından bilinir. Bu nedenle, aslında yönetici açısından son derece önemli olan toplantıların açacağı zaman kayıplarını en aza indirebilmek için…

• Toplantılarda gündem kullanma ve toplantı süresince gündeme bağlı kalarak gereksiz konuşmaları engelleme,
• Gündem maddelerini göz önüne alarak toplantı zamanını sınırlama ve zamanı aşmamaya çalışma,
• Toplantı gündemine göre bilgisine ihtiyaç hissedilen ve karar almada etkili olabilecek kişileri çağırma faydalı olabilecek yollardı.

Yetki Devri Yapmak

Modern bir düşünce yapısına sahip bir yöneticinin bütün sorumlulukları üzerine alarak sorunlar kümesinin altında yok olmasını engelleyebileceği ve zaman kayıplarını azaltan en önemli uygulamalardan biri, belirli ölçüler içinde yetki devredebilmektir. Böylece yöneticiler ayrıntıları alt kademelere bırakıp iş yükünü hafifletirken, astlarına bireysel gelişime imkanı sağlayacak ve kendisi ve örgütü daha başarılı olabilecektir. Ancak zaman tasarrufu sağlayabilecek bir yetki devri için…

• Verilen görevler anlaşılamayan kısımların yinelenmesi gereği olmayacak şekilde açık olması ve..
• Verilen göreve gün bir ast ve uygun bir süre seçilerek etkililik ve verimliliğin olumsuz etkilenmesinin engellenmesi, faydalı olabilecek önerilerdir.

İş Bitirici Olmak

Gerekli bulduğunuz veya başladığınız bir işi bitirilinceye kadar ertelenmeden sürdürmek, yöneticiye zaman kazandıracaktır. Çünkü ele alınan problem üzerinde düşünülürken oluşacak fikirlerin dağılması, başka meselelerin araya girmemesiyle engellenir ve çözüme ulaşma yolunda bir kolaylık sağlanabilir.

Destek Sistemlerinden Yararlanmak

Bir yöneticinin bizzat yapması gerekmeyen işleri olabilir. Zamandan tasarruf etmek isteyen bir yönetici bu tip meseleleri düşünerek, onlarla uğraşmak üzere yardım isteyebileceği kişileri, örneğin çocuklarını, eşini, yakınlarını, odacısını vb… devreye sokarak daha önemli işlerini yapmak için uygun bir çalışma zamanı kazanabilir

İşlerin Sınıflandırılması

Bir yönetici sorumluluğu altında olan işleri zorluk derecesine göre, açık anlaşılır ve zor işler olarak ve muhtemel çalışma sürelerine göre… kısa süreli (bir saatten az) ve uzun süreli (günlük, haftalık) işler şeklinde sınıflandırarak zaman planlamasının bu sınıflamaya göre yapılması zaman tasarrufu sağlayacaktır.

“Hayır” Demeyi Öğrenmek

Zamanını iyi yönetebilen bir yönetici, planlar dahilinde olmayan yeni sorumluluk, yeni proje veya yakınların üzerine atmaya çalıştığı işleri zamanını düşünmeden kabul etmemelidir. Bunu başarabilmek için ise “hayır” demeyi öğrenmelidir. Aksi takdirde, yönetici problemleri çözmede İzlemesi gereken yolu izleyemez ve zamanını yerine getirmesi gereken sorumluluklarla değil, başkalarının sırtına yüklediği sorumluluklarla geçirerek işinde başarılı olma ihtimalini zayıflatmış olur.